RFP

Optimierung des RFP-Prozesses - Der Leitfaden eines erfolgreichen Treasury

Jun 9, 2021 9:22:13 AM
David Kelin 5 minuten gelesen

Der Request For Proposal (RFP)-Prozess ist nicht immer einfach, aber wenn er richtig gehandhabt wird, führt er zu einem erfolgreichen Ergebnis. Die beste Lösung haben Sie dann, wenn der RFPdie Anforderungen erfüllt, welche Sie zu Beginn des RFP-Prozesses definiert haben.

Am 17. März 2021 haben Anna-Lisa Natchev von Nomentia, einem finnischen Best-of-Breed-Anbieter von Cash Management SaaS-Lösungen für Finanzen und Treasury, und David Kelin, DNA Treasury Ltd, in einem Webinar mit dem Titel "Maximising the RFP process - A Treasury's guide to success" erörtert, wie man den RFP-Prozess für beide Parteien zum Erfolg führt und warum traditionelle RFPs nicht der Weg zum Erfolg sind. Traditionelle RFPs sind langatmige Dokumente, die so ziemlich alle Anforderungen, Funktionen und mehr abdecken, die benötigt werden können oder auch nicht. RFPs, die auf dieser Technik basieren, sind sehr zeitaufwändig in der Erstellung, Beantwortung und Überprüfung.

Wählen Sie Ihre RFP-Fragen mit Bedacht

 

Während der Sitzung wies Anna-Lisa darauf hin, dass man sich bei der Erstellung des RFP fragen sollte, ob alle Fragen auch wirklich notwendig sind?

Wenn die Antwort des Anbieters auf diese Frage keinen Unterschied im Auswahlprozess macht, sollten Sie sie nicht stellen.

Diese einfache Faustregel sollte Sie bedenken und damit die Ausschreibung zielführender für das Unternehmen machen.

 

Grundlagen des RFP-Prozesses

 

Die Grundlagen eines jeden RFP sind die folgenden:

 

Legen Sie Ihren Bedarf klar fest.

Schreiben Sie das RFP-Dokument und stellen Sie dabei sicher, dass Sie von allen relevanten Beteiligten Beiträge erhalten.

Nehmen Sie Anbieter in die engere Wahl. Vor der Ausschreibung können Sie zunächst einen Request For Information (RFI) Prozess durchführen, um die Auswahlliste zu erstellen.

Sobald Sie Rückmeldungen von den Anbietern erhalten haben, bewerten Sie die Antworten anhand der vereinbarten Kriterien, treffen Sie sich mit den Anbietern und stellen Sie sicher, dass Sie eine Demo des Systems mit Ihren eigenen Daten bekommen. Treffen Sie dann die endgültige Auswahl.

 Die Anzahl der Anbieter, die die Ausschreibung erhalten, sollte so gering wie möglich sein, damit Sie wertvolle Zeit sparen und sich auf die Suche nach der richtigen Lösung konzentrieren können. 

Stellen Sie sicher, dass die Stakeholder während des RFP-Prozesses Fragen stellen können

Die Grundlage eines guten RFP ist eine gute Vorbereitung, bevor Sie mit der Erstellung des RFP beginnen. Sie sollten sicherstellen, dass alle Stakeholder die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen, die für ihre Interessengebiete relevant sind, damit sie Ihnen nützliche Antworten geben können. Seien Sie realistisch in Ihren Zielen – nicht alles ist auf einmal möglich - erstellen Sie eine "must-have"-Liste und eine "nice to have"-Liste und legen Sie mehr Wert auf die "must-haves". Sie könnten auch erklären, wie Ihre zukünftige Strategie aussehen soll und die Anbieter um ihre Hilfe bei der Erreichung Ihrer Ziele bitten. Entscheidend ist, dass Sie bereit sind, den RFP-Prozess als Chance zur Verbesserung Ihrer bestehenden Prozesse zu nutzen. Sehen Sie ihn auch als Chance für Veränderungen.

 

Nomentias Tipps für den RFP-Prozess

Anna-Lisa gab einige hervorragende Einblicke, wie Nomentia den RFP-Prozess angeht. Nomentia will mit seinen Kunden schon während des RFP-Prozesses in Kontakt treten, um bestmögliche Antworten zu geben, die den Evaluierungsprozess immens unterstützen können. Anna-Lisa schlug auch vor, dass Anbieter ehrlich zu sich selbst sein sollten: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie dem Interessenten mit Ihrer Lösung nicht gut helfen könnten, dann seien Sie ehrlich und teilen dies auch mit. Dies ist jedenfalls eine erfrischend faire Antwort auf einen RFP.

 

Die Erkenntnis aus diesem Webinar ist, dass der RFP-Prozess als eine kooperative Übung betrachtet werden sollte, welche Offenheit von beiden Parteien erfordert, damit am Ende jenes System oder jene Dienstleistung ausgewählt wird, die am besten zu den Bedürfnissen des Kunden passt.

 

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David Kelin

David Kelin is the Managing Director of DNA Treasury Limited with over 30 years of experience working with corporates and financial institutions.

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