Die Rolle der IT im Cash- und Treasury-Management

Zu den Top-Prioritäten der Treasury-Abteilung gehört das Management von Finanzrisiken, ausreichende Liquidität, Weiterentwicklung sowie die Sicherstellung des strategischen Wachstums (z. B. Erwerb neuer Unternehmen oder Bau neuer Produktionsanlagen). Diese Ziele sind ohne moderne Cash- und Treasury-Management-Lösungen und der Unterstützung der IT-Abteilung, die die Implementierung und Wartung der Lösungen übernimmt, nur schwer zu erreichen. Die Treasury-Abteilung trägt die Gesamtverantwortung für den Cashflow, die finanzielle Stabilität und trägt Sorge dafür, dass ausreichend Working Capital zur Verfügung steht, damit das Geschäft ohne Unterbrechungen laufen kann. Dabei ist es unerlässlich, dass die richtigen Prozesse vorhanden sind und durch die richtigen Tools unterstützt werden.

Um die finanzielle Stabilität zu gewährleisten, sind eine langfristige Liquiditätsplanung und Predictive Analysis für Treasury-Teams unerlässlich. Die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung ist wichtig für das Erstellen akurater weiterführender Prognosen, weil alle Daten aus verschiedenen Datenquellen in einer einzigen Quelle konsolidiert werden müssen (vorzugsweise in einem Liquiditätsplanungs-Tool). Je mehr Datenquellen ein Unternehmen hat, desto schwieriger wird es, große Datensätze aus unterschiedlichen Quellen nur mit Excel zu verarbeiten.

Effizientes Cash- und Treasury-Management zur Erreichung strategischer Ziele

Die Effizienz der Treasury- und Cash-Management-Prozesse sollte zu den Top-Prioritäten von Treasury-Teams gehören. Obwohl es auf dem Markt viele erstklassige Lösungen für das Cash- und Treasury-Management gibt, stehen Treasurer immer noch vor großen Herausforderungen. Eine davon ist die unzureichende Abstimmung zwischen den Abteilungen Treasury, Finanzen und IT. Während wir in den letzten zehn Jahren Verbesserungen bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit sehen konnten, ist es immer noch ein weiter Weg, bis eine nahtlose Abstimmung zwischen den drei Instanzen erreicht werden kann. Um die strategischen Ziele des Unternehmens bestmöglich zu unterstützen, ist eine höhere Konzentration auf eine transparente Liquiditätsplanung jedoch unabdingbar. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen alle erforderlichen Tools so integriert werden, dass sie mit den Finanzprozessen des Unternehmens vereinbar sind.

Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung

Die Auswahl und Implementierung einer neuen Treasury- und Cash-Management-Lösung ist weitaus aufwändiger als das simple Herumstöbern nach den besten Lösungen im Internet oder auf Treasury- und Finanzmessen. Um eine neue Lösung auswählen und implementieren zu können, ist die Erstellung einer Roadmap zusammen mit der IT-Abteilung ein guter Startpunkt. Letztendlich sollte das IT-Team eng mit dem Lösungsanbieter und allen internen Stakeholdern zusammenarbeiten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Lösungen zu den aktuellen Strukturen des Unternehmens passen, insbesondere weil Unternehmen immer noch dazu neigen, monolithische Komplettlösungen anstelle des "Best-of-Breed"-Ansatzes zu verwenden. Wenn nach einer neuen Lösung im Unternehmen gesucht wird, ist es ratsam, die IT-Abteilung schon früh in den Prozess der Auswahl eines Lösungsanbieters einzubeziehen. Dabei sollte ein Kompromiss zwischen den Abteilungen gefunden werden: Zum einen geht es um die Sicherstellung, dass die Lösung über alle Funktionen verfügt, die zur Verbesserung der Finanzprozesse benötigt werden, zum anderen geht es um die Erfüllung aller Anforderungen, die die IT-Abteilung an den Drittanbieter stellt. Es geht hierbei insbesondere um System- und Datenintegrationen, Datenumwandlung, Bankverbindungen sowie Sicherheit und Compliance.

Der Übergang von einer "Do-it-all"- zu einer "Best-of-Breed"-Lösung kann nicht ohne die IT erfolgen

Natürlich wollen Treasurer die bestmöglichen Lösungen, die ihnen bei Herausforderungen im Arbeitsalltag zur Seite stehen. Dazu gehören die Zentralisierung und Automatisierung von Zahlungen, die Zahlungssicherheit und Compliance, das Erreichen einer höheren Cash Visibility und die Optimierung der Liquiditätsplanung.

Die Treasury-Funktionen wurden im letzten Jahrzehnt auch von der Digitalisierung beeinflusst. Unternehmen haben begonnen, sich von monolithischen "Do-it-all"-Lösungen, die on-premise betrieben werden, zu verabschieden und setzen stattdessen auf SaaS-Lösungen. Die Vorteile der SaaS-Lösungen sind, dass sie end-to-end, also durchgängig angepasst werden können und dass sie über Skalierbarkeit und Flexibilität verfügen, um verschiedene Technologien gemeinsam nutzbar zu machen. Der "Best-of-Breed"-Ansatz bedeutet, dass die Unternehmen nicht mehr auf einen einzigen Lösungsanbieter angewiesen sind, sondern Lösungen von verschiedenen Anbietern auswählen können, um sicherzustellen, dass die Software allen Anforderungen gerecht wird. 

Für eine gute Zusammenarbeit zwischen den Instanzen sollte die IT-Abteilung die Rolle der Finanzen sowie die Treasury-Prozesse und -Daten genau verstehen und wissen, wie mit ihnen gearbeitet wird. Zusätzlich ist es auch unerlässlich, zu erkennen, wie genau die verschiedenen Finanzbereiche zusammenarbeiten, welche Systeme (z. B. ERP-Systeme) sie verwenden und wie diese Systeme genutzt werden, um die bestmögliche Lösung zu entwickeln. Dadurch können die Kollegen in der IT-Abteilung feststellen, welche Integrationen, Datenkonvertierungen oder Bankverbindungen erforderlich sind, und einen Projektplan erstellen.

Die vier Hauptaufgaben der IT bei der Zusammenarbeit mit der Treasury- und Finanzabteilung

Die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung sollte mit der Erstellung einer ersten Roadmap beginnen, damit sich alle Stakeholder zuerst über die Prioritäten und Zeitpläne einig werden können. Erst danach ist es an der Zeit, die Lösungsanbieter auszuwählen. Die IT-Abteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung von Integrationen, der Einrichtung und Wartung von Bankverbindungen, der Verfügbarkeit von Daten sowie der Sicherheit und Compliance aller eingesetzten Lösungen.

1. Integrationen

Integrationen sind für einen funktionierenden "Best-of-Breed"-Ansatz unerlässlich. Wann immer eine neue Lösung eingeführt werden soll, müssen Integrationen zwischen der neuen Lösung und anderen Systemen geschaffen werden, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen. Auch wenn APIs die Kommunikation zwischen den Systemen vereinfachen, gibt es immer noch Altsysteme und Datenformate, die die Unterstützung des IT-Personals benötigen, um die Verbindung zum Endpunkt herzustellen und die Daten für die Datenkonvertierung richtig zuzuordnen.

2. Einrichtung und Wartung von Bankverbindungen

Die Treasury-Abteilung arbeitet in der Regel mit mehreren Banken zusammen, oft auf globaler Ebene. Die Wartung der Bankverbindungen ist von entscheidender Bedeutung, nicht nur für eine hohe Cash Visibility auf den einzelnen Konten, sondern auch, um liquide Mittel schnell und einfach von einem Konto auf ein anderes übertragen zu können (kurzfristige Liquidität). 

Bestehende Bankverbindungen erleichtern nicht nur das Liquiditätsmanagement, sondern unterstützen auch die Automatisierung des Zahlungsverkehrs und die Reconciliation, um historische, aktuelle und zukünftige Cash-Positionen zu verstehen und so den Liquiditätsertrag zu maximieren.

Die größte Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit Banken sind die vielen verschiedenen Datenformate, die sie verwenden, weil jedes Format ein eigenes Datenmapping-Projekt erfordert. Trotz aller Bemühungen um eine Standardisierung der Daten in den letzten zwei Jahrzehnten sind unterschiedliche Datenstandards bei den Banken immer noch weit verbreitet. Zu den Aufgaben der IT-Abteilung gehört daher die Wartung der Bankverbindungen: sobald die Banken Änderungen vornehmen, muss das IT-Team diese Änderungen auch implementieren. Dieser Wartungsaufwand kann vermieden werden, wenn die Einrichtung der Bankverbindungen an einen anderen Anbieter ausgelagert wird (Outsourcing), der auch für Wartungsarbeiten in Zukunft übernimmt.

3. Datenverfügbarkeit

Die Unternehmen bevorzugen Echtzeitdaten, wo immer dies möglich ist. Die Integration mit allen Finanz- und ERP-Systemen sowie Banken ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass alle Daten dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden - im Bestfall in Echtzeit übermittelt.

In einer Welt des Multi-Banking und Multi-Country können Echtzeitdaten jedoch schwierig werden, da verschiedene Banken und Länder unterschiedliche Regeln und Vorschriften haben. Die IT-Abteilung stellt daher sicher, dass die verschiedenen Lösungen miteinander verknüpft werden - die Voraussetzung dafür, dass die richtigen Daten in den Systemen zur Verfügung stehen, wo sie u. a. für die Liquiditätsplanung und Cash Visibility (Mittelzuflüsse und -abflüsse) genutzt werden.

4. Sicherheit & Compliance

Die Themen Cybersicherheit und Compliance gewinnen für IT-Teams zunehmend an Bedeutung - auch bei der Planung und Implementierung von Treasury- und Finanzlösungen. Treasury- und Finanzabteilungen sehen die Möglichkeit von Zahlungsbetrug (sowohl durch externe als auch interne Parteien) als eine der größten Bedrohungen an. Eine enge Zusammenarbeit mit dem IT-Team ist daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass die notwendigen Instrumente und Verfahren zur Betrugsprävention im Unternehmen vorhanden sind.

Treasury, Finanzen und IT: Wie geht es weiter?

Es ist unrealistisch zu glauben, dass alles auf einen Schlag modernisiert und eingeführt werden kann. Am erfolgreichsten werden die Unternehmen sein, die einen guten Plan für die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung ausgearbeitet haben.

Dabei sollten die Abteilungen gemeinsam sowohl kurz- als auch langfristig planen und herausfinden, welche Lösungen sie benötigen und warum, was die strategischen Prioritäten des Unternehmens sind, welche Lösungen den Arbeitsalltag der Treasury-Abteilung erleichtern könnten und welche Technologien bereits verfügbar sind bzw. welche eingeführt werden sollten. Die Lösungen, die ein Unternehmen benötigt, hängen weitgehend von der Branche oder den strategischen Zielen ab.

Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Cash- und Treasury-Management-Lösungen

Neben dem IT-Team gibt es noch einen weiteren wichtigen Stakeholder, der bereits bei der Planung der Cash- und Treasury-Management-Roadmap berücksichtigt werden sollte. Wenn Sie sich für einen Anbieter von Cash- und Treasury-Management-Lösungen entscheiden, erweitern Sie damit auch Ihr internes IT-Team: Viele Anbieter geben Unterstützung bei der Integration der neuen Lösung in die bestehenden Finanz- und ERP-Systeme und verfügen über ein umfassendes Verständnis der Treasury- und Finanzprozesse. Einige Anbieter bieten auch Bank Connectivity as a Service über Host-to-Host-Verbindungen, lokale Verbindungen oder Verbindungen über das SWIFT-Netzwerk (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) an, so dass Sie schnell mit allen Banken, mit denen Sie zusammenarbeiten, in Verbindung treten können und Ihr IT-Team sich nicht um die Wartung der Verbindungen kümmern muss.