Deutsche Telekom AG

Im Aval-Management arbeiten mehrere Abteilungen, Gesellschaften und externe Partner an einem Prozess – das sorgt häufig für enormen Abstimmungsaufwand. Benötigt eine Gesellschaft ein neues Aval, vergehen vom Antrag bis zur Ausstellung mehrere Tage und viele Seiten Papier werden im Kreis umhergeschickt. Doppelte Datenerfassungen sind keine Seltenheit, kosten allen Beteiligten viel Zeit und führen zu Fehlern. Und weil bei hohen Beträgen in der Regel mehrere Freigaben erforderlich sind, werden die Wartezeiten oft noch länger.

Das Ziel: Weniger Papier, mehr Tempo

Da bei der Telekom derzeit etwa 4.800 aktive Konzernbürgschaften und Bankgarantien mit einem Gesamtvolumen in Milliardenhöhe bestehen, wurde 2017 ein Projekt gestartet, um sich von Papier zu verabschieden und den Aval-Prozess so weit wie möglich zu digitalisieren: Angefangen bei der Beantragung einer Konzernbürgschaft oder Bankgarantie über die interne Genehmigung und den Versand des Antrags an die Bank beziehungsweise die Urkundenerstellung im Falle von Konzernbürgschaften bis hin zum Berichtswesen. Kathrin Rößler, bei der Telekom mitverantwortlich für das Aval-Management, erklärt: „Papierhafte Anträge, die bisher innerhalb des Konzerns weitergeleitet und später von uns per Fax, Email oder Post an die Bank geschickt wurden, sollten der Vergangenheit angehören. Wir wollten die Durchlaufzeiten minimieren und mühsame Tipparbeit reduzieren, um stattdessen mehr Zeit für Analysen zu haben.“

Lokal beantragen, zentral prüfen

Seit vielen Jahren ist bei der Telekom die Treasury Software TIP im Einsatz, die nun auch für das konzernweite Aval-Management zum Einsatz kommen sollte. Seit Ende 2017 erfassen die lokalen Telekom-Gesellschaften ihre Avalanträge über ein standardisiertes Formular direkt in TIP. Group Treasury wird durch den Workflow automatisch über neue Anträge informiert und entscheidet, wie diese weiterbearbeitet werden sollen.

Gibt das Group Treasury den Antrag frei, kann der zuständige Treasurer in TIP per Mausklick die Bank oder die Kreditversicherung auswählen, die das Aval ausstellen soll. Von Anfang an kann so der Ausnutzungsgrad des mit dem jeweiligen Kontrahenten verhandelten Avalrahmens justiert und die Geschäftsverteilung an die Banken genau gesteuert werden.

One size fits all – das digitale TIP-Formular

Früher war es bei der Telekom an der Tagesordnung, für jede Bank unterschiedliche Avalantragsformulare auszufüllen. Das führte dazu, dass die Anträge individuell bearbeitet werden mussten, was die Komplexität zusätzlich erhöhte. Da der Inhalt der Formulare in weiten Teilen identisch war, konnte die Telekom auch hier noch optimieren. Die Telekom entschied sich dazu, die Vielzahl verschiedener Formulare durch ein einheitliches, standardisiertes Formular zu ersetzen. Dieses wird in TIP mit den relevanten Stammdaten vorbefüllt und muss dann nur noch für das jeweilige Aval vervollständigt werden. Besonders praktisch: Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen ist bei diesem Verfahren nicht mehr notwendig, da der Treasurer den Antrag digital unterzeichnen und in TIP per Mausklick die Email für den Versand an die jeweilige Bank erstellen kann.

Digitalisierung im Einvernehmen mit den Banken

Da im Telekom-Konzern jährlich rund 800 neue Bankavale ausgestellt werden, war das Ziel, den Beantragungsprozess so weit wie möglich zu vereinheitlichen. In den Gesprächen mit den Banken stieß man mit diesem Wunsch auf Unterstützung und konnte alle rechtlichen Fragestellungen gemeinsam lösen. Das Zwischenergebnis jedenfalls kann sich sehen lassen: Mittlerweile akzeptieren alle angesprochenen Banken und Kreditversicherer das standardisierte TIP-Formular samt elektronischen Faksimiles statt der unterschiedlichen Papierformulare samt physischer Unterschrift. Ein Meilenstein in Sachen Digitalisierung und Vereinheitlichung.

Doch die Deutsche Telekom geht noch einen Schritt weiter, wie David Hoeren, Vice President Treasury Management & Systems, erläutert: „Die Vereinheitlichung der Avalanträge führte zu einer Standardisierung der IT-Prozesse und somit zu einer großen Vereinfachung. Der nächste Schritt für einen digitalen End-to-End Prozess ist der Versand der Avalanträge über SWIFT FileAct.“

Und intern? Per Mausklick zum Konzernaval!

Auch Konzernavale können in TIP beantragt und ausgestellt werden. Ist der Avalzweck abgestimmt und der interne Bürge definiert, wird die Aval-Urkunde basierend auf den bereits erfassten Aval-Details dynamisch in TIP erzeugt. Die automatisierte Urkundenerstellung erspart allen Beteiligten Abstimmungsschritte und damit wertvolle Zeit. Was noch vor Kurzem viele Handgriffe bedeutete, funktioniert für das Group Treasury in Bonn heute mit wenigen Klicks. Da am jeweiligen Aval-Antrag im Workflow von allen Beteiligten direkt Kommentare erfasst werden können, kommt es im Beantragungsprozess zu deutlich weniger Rückfragen, die zudem deutlich schneller beantwortet werden. Manuelles Nacharbeiten entfällt.

Transparenz von Anfang bis Ende

Neben größtmöglicher Vereinheitlichung und Digitalisierung waren für die Deutsche Telekom zwei weitere Aspekte wichtig: Personenunabhängigkeit und die Sicherstellung von Compliance mit den Konzern-Richtlinien. Die Vorgabe dabei war, Freigabestufen und Stellvertretungsregeln eindeutig definieren zu können und deren Einhaltung sicherzustellen. Außerdem sollte der Weg eines Aval-Antrags durch den Workflow jederzeit genau nachvollzogen werden können. Kathrin Rößler: „In TIP durchläuft jeder Antrag verschiedene Status samt konkreter Aufgaben für die beteiligten Mitarbeiter. Ein Audit-Trail zu jedem Antrag zeigt, wer zu welchem Zeitpunkt was gemacht hat und warum.“

Audit-Trail und ToDo-Liste im Workflow: Übersichtliche Status- und Aufgabenlisten beschleunigen den reibungslaufen Ablauf des Prozesses.

Weiterer Bestandteil des „Digital Office“ in TIP: Ein integriertes Dokumenten-Management, das es den Treasurern erlaubt, sämtliche Unterlagen zum Grundgeschäft und die Urkundenkopie direkt am Aval ablegen und jederzeit schnell abrufen zu können.

Dokumentenverwaltung: Für alle zugänglich, schnell zu finden und vor allem eines – papierlos.

Aval-Reporting: Gebührenabrechnung und Analyseberichte auf einen Blick

Auf die Ausstellung des Avals folgt die regelmäßige Abrechnung der Avalgebühren. Einmal in Gebührenklassen eingeteilt, können sie in TIP einfach berechnet und zugeordnet werden. Ausstellungs- und Änderungsgebühren sowie Mindestprovisionen lassen sich klar voneinander unterscheiden und externe Gebührenklassen erlauben die Kontrolle der von Banken und Kreditversicherungen abgerechneten Gebühren. Group Treasury sieht auf einen Blick, welche Beträge den verpflichteten Tochtergesellschaften weiterzubelasten sind und die Buchhaltung freut sich über eine Arbeitserleichterung bei der Buchung und Abgrenzung von Gebühren. Darüber hinaus kann Group Treasury die Ausnutzung der Avallinien in TIP auf Knopfdruck analysieren.

Digitalisierung in Aktion: Durch die vollständige Daten-basis können alle relevanten Berechnungen zu Aval-Gebühren, Abgrenzungen und Linien-Ausnutzung direkt in TIP abgerufen werden.

Fazit: Weniger Arbeit und mehr Compliance

Heute funktioniert das digitale Aval-Management bei der Telekom fast auf Knopfdruck. Nach wie vor braucht es die Expertise der fachkundigen Treasurer, aber die mühsamen Abstimmungsschleifen und das manuelle Bearbeiten zahlreicher Formulare und Urkunden gehören der Vergangenheit an. Kathrin Rößler bringt es auf den Punkt: „Wir haben den internen Beantragungsprozess vereinheitlicht, digitalisiert und eine konzernweite Datenbank für Konzern- und Bankavale geschaffen – inklusive Audit-Trail und vollständig digitaler Dokumentenablage. Zusätzlich bietet das integrierte Reporting viele Vorteile für Buchhaltung und Group Treasury.“

Und David Hoeren ergänzt: „Für mich war wesentlich für den Projekterfolg, dass wir gezwungen waren, unsere Prozesse auf die Probe zu stellen und auf Optimierungsmöglichkeiten zu analysieren. Erst dadurch konnten wir das Aval-Management mit Hilfe von TIP von Grund auf optimieren und digitalisieren.“