Deutsche Telekom AG

Im Avalmanagement arbeiten mehrere Abteilungen, Gesellschaften und externe Partner zusammen an einem Prozess. Das sorgt häufig für enormen Abstimmungsaufwand. Benötigt eine Gesellschaft ein neues Aval, können vom Antrag bis zur Ausstellung mehrere Tage vergehen und viel Papier wird hin- und hergeschickt. Doppelte Datenerfassung ist keine Seltenheit, kostet alle Beteiligten viel Zeit und führt zu Fehlern. Hinzu kommt, dass gerade bei höheren Beträgen, wo i. d. R. mehrere Freigaben erforderlich sind, lange Wartezeiten anfallen.

Das Ziel: Weniger Papier, mehr Tempo

Im Jahr 2017 bestehen bei der Telekom etwa 4.800 aktive Konzernbürgschaften und Bankgarantien mit einem Gesamtvolumen in Milliardenhöhe. Dies gab Anlass für den Start eines Projekts zur weitgehenden Digitalisierung des Aval-Prozesses: Angefangen bei der Beantragung einer Konzernbürgschaft oder Bankgarantie über die interne Genehmigung und den Versand des Antrags an die Bank beziehungsweise die Urkundenerstellung im Falle von Konzernbürgschaften bis hin zum Berichtswesen.

Kathrin Rößler, bei der Telekom mitverantwortlich für das Avalmanagement, erklärt:

„Papierhafte Anträge, die bisher innerhalb des Konzerns weitergeleitet und später von uns per Fax, Email oder Post an die Bank geschickt wurden, sollten der Vergangenheit angehören. Wir wollten die Durchlaufzeiten minimieren und mühsame Tipparbeit reduzieren, um stattdessen mehr Zeit für Analysen zu haben.“

Lokal beantragen, zentral prüfen

Die Telekom nutzt bereits seit Jahren Lösungen von Nomentia für das Treasury Management. Nun sollte auch die Implementierung von Nomentia Trade Finance für das konzernweite Avalmanagement zum Einsatz kommen.

Seit Ende 2017 können die lokalen Telekom-Gesellschaften ihre Avalanträge direkt über ein standardisiertes Formular in der Nomentia Lösung erfassen. Das Group Treasury wird durch einen Workflow automatisch über neue Anträge informiert und entscheidet, wie diese weiterbearbeitet werden sollen.

Gibt das Group Treasury den Antrag frei, kann der zuständige Treasurer per Mausklick die Bank oder die Kreditversicherung auswählen, die das Aval ausstellen soll. Von Anfang an kann so der Ausnutzungsgrad des mit dem jeweiligen Kontrahenten verhandelten Avalrahmens justiert und die Geschäftsverteilung an die Banken genau gesteuert werden.

Eins für Alle – das digitale Antragsformular

Zuvor war es bei der Telekom an der Tagesordnung, für jede Bank unterschiedliche Avalantragsformulare auszufüllen. Anträge mussten daher individuell bearbeitet werden, was die Komplexität zusätzlich erhöhte. Da der Inhalt dieser Formulare in weiten Teilen identisch war, konnte die Telekom nun auch hier optimieren. Die vielen verschiedenen Formulare wurden durch ein einheitliches, standardisiertes Formular ersetzt. Dieses wird in Nomentia mit den relevanten Stammdaten vorbefüllt und muss dann nur noch für das jeweilige Aval vervollständigt werden. Besonders praktisch: Ausdrucken, Unterzeichnen und Einscannen ist bei diesem Verfahren nicht mehr notwendig. Stattdessen kann der Treasurer den Antrag digital unterzeichnen und per Mausklick eine Email an die jeweilige Bank erstellen.

Und intern? Per Mausklick zum Konzernaval

Auch Konzernavale können mit der Nomentia-Lösung beantragt und ausgestellt werden. Ist der Avalzweck abgestimmt und der interne Bürge definiert, wird die Aval-Urkunde basierend auf den bereits erfassten Aval-Details dynamisch in Nomentia erstellt. Die automatische Urkundenerstellung erspart allen Beteiligten einige Abstimmungsschritte und damit wertvolle Zeit.

Was noch vor Kurzem viele Handgriffe erforderte, funktioniert für das Group Treasury in Bonn heute mit wenigen Klicks. Bei jedem Aval-Antrag können direkt im Workflow von allen Beteiligten Kommentare erfasst werden. Auf diese Weise kommt es im Beantragungsprozess zu deutlich weniger Rückfragen, die zudem auch schneller beantwortet werden. Manuelles Nacharbeiten ist nicht mehr nötig.

Transparenz von Anfang bis Ende

Neben größtmöglicher Vereinheitlichung und Digitalisierung waren für die Deutsche Telekom zwei weitere Aspekte wichtig: Personenunabhängigkeit und Compliance mit den Konzern-Richtlinien. Dazu sollte es möglich sein Freigabestufen und Stellvertretungsregeln eindeutig zu definieren und deren Einhaltung sicherzustellen. Außerdem sollte der Weg eines Aval-Antrags durch den Workflow jederzeit genau nachvollziehbar sein.

„In Nomentia durchläuft jeder Antrag verschiedene Status samt konkreter Aufgaben für die beteiligten Mitarbeiter. Ein Audit-Trail zu jedem Antrag zeigt, wer zu welchem Zeitpunkt was gemacht hat und warum.“

Kathrin Rößler

Weiterer Bestandteil des „Digital Office“ in Nomentia: Ein integriertes Dokumenten-Management, welches es den Treasurern erlaubt, sämtliche Unterlagen zum Grundgeschäft und die Urkundenkopie direkt am Aval abzulegen und jederzeit schnell abrufen zu können.

Aval-Reporting: Gebührenabrechnung und Analyseberichte auf einen Blick

Auf die Ausstellung des Avals folgt die regelmäßige Abrechnung der Avalgebühren. Einmal in Gebührenklassen eingeteilt, können sie in Nomentia einfach berechnet und zugeordnet werden. Ausstellungs- und Änderungsgebühren sowie Mindestprovisionen lassen sich klar voneinander unterscheiden und externe Gebührenklassen erlauben die Kontrolle der von Banken und Kreditversicherungen abgerechneten Gebühren. Das Group Treasury sieht auf einen Blick, welche Beträge den verpflichteten Tochtergesellschaften weiterzubelasten sind und die Buchhaltung freut sich über eine Arbeitserleichterung bei der Buchung und Abgrenzung von Gebühren. Darüber hinaus kann das Group Treasury die Ausnutzung der Avallinien in Nomentia auf Knopfdruck analysieren.

Fazit: Weniger Arbeit, mehr Compliance

Heute funktioniert das digitale Avalmanagement bei der Telekom fast auf Knopfdruck. Die Expertise fachkundiger Treasurer ist natürlich nach wie vor gefragt, die mühsamen Abstimmungsprozesse und das manuelle Bearbeiten zahlreicher Formulare und Urkunden gehören jedoch der Vergangenheit an.

Kathrin Rößler bringt es auf den Punkt:

„Wir haben den internen Beantragungsprozess vereinheitlicht, digitalisiert und eine konzernweite Datenbank für Konzern- und Bankavale geschaffen – inklusive Audit-Trail und vollständig digitaler Dokumentenablage. Zusätzlich bietet das integrierte Reporting viele Vorteile für Buchhaltung und Group Treasury.“

David Hoeren ergänzt:

„Für mich war wesentlich für den Projekterfolg, dass wir gezwungen waren, unsere Prozesse auf die Probe zu stellen und auf Optimierungsmöglichkeiten zu analysieren. Erst dadurch konnten wir das Avalmanagement mit Hilfe von Nomentia von Grund auf optimieren und digitalisieren.“

Ergebnisse

• Datenbank für Konzern- und Bankavale mit vollständiger Dokumentenablage
• Digitale Prozess- und Freigabesteuerung mittels Workflows nach dem 4-Augen-Prinzip
• Standartisierter Antrag mittels einheitlichem Formular
• Elektronische Beantragung und Bestätigung
• Automatische Dokumentenerzeugung samt dynamischer Befüllung
• Direkte Gebührenabrechnung für Tochtergesellschaften und Kontrolle verrechneter Avalgebühren in Nomentia