CompuGroup Medical

Automatisierung des IC-Darlehen-Workflows zur Verbesserung von Transparenz, Sicherheit und Compliance

 
 

ÜBER CompuGroup Medical (CGM)

Die CompuGroup Medical SE & Co. KGaA (CGM) ist ein Softwareunternehmen mit Sitz in Koblenz, welches Software für das Gesundheitswesen entwickelt und anbietet. Es produziert Anwendungssoftware zur Unterstützung ärztlicher und organisatorischer Tätigkeiten in Arztpraxen, Apotheken, medizinischen Laboratorien und Krankenhäusern. Das Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 8.500 Mitarbeiter und hat über 1,6 Millionen Nutzer in 56 Ländern. 

Herausforderung

CGM suchte nach einer geeigneten Treasury-Management-Lösung um ihre interne Antragsprozesse für Konzerndarlehen und -anlagen zu vereinfachen und zu automatisieren.  Durch die konzernweite Standardisierung und Automatisierung soll die Effizienz gesteigert werden und gleichzeitig die Transparenz, Sicherheit und Compliance verbessert werden. 

Lösung

Die CGM-Lösung besteht in einem von Nomentia entwickeltem digitalen Workflow, mit dem Gruppendarlehen und -anlagen bei der Konzernfinanzverwaltung nach einem standardisierten Verfahren beantragt werden können. Der Workflow ist mit dem Nomentia-Darlehensrechner, der Bankkontenverwaltung und dem verfügbaren Finanzstatus verbunden, so dass der gesamte Prozess vollständig in das bestehende Treasury-Management-System von Nomentia integriert ist. Darüber hinaus werden Derivate zur Absicherung von Fremdwährungskrediten/-anlagen automatisch über die Handelsplattform FxAll abgewickelt und anschließend an das Nomentia Risk Management zurück in das Derivatemodul übertragen, wo die Derivate auch für Buchhaltungszwecke bewertet werden. 

„Mit der Digitalisierung unseres Konzerndarlehen-Workflows haben wir es geschafft, die Beantragung, Abwicklung und Abrechnung über die gesamte Gruppe zu standardisieren und um 50% zu beschleunigen. Das bringt eine erhebliche Zeitersparnis pro Darlehen. Von der gewonnenen Transparenz und dem beschleunigten Prozess profitieren sowohl die Tochtergesellschaften als auch das Group-Treasury!“

Stefan Herkommer
Head Group Treasury, CompuGroup Medical

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Der von CGM verwendete Nomentia Konzerndarlehen-Workflow besteht aus insgesamt 10 Schritten:

1. Schritt

Der Antrag auf ein neues IC-Darlehen oder eine IC-Anlage wird von einem Mitarbeiter einer Tochtergesellschaft oder vom Group-Treasury gestellt. Im Antrag werden die kritischen Daten des IC-Darlehens bzw. der IC-Anlage abgefragt und es wird geprüft, ob für die Zusammenstellung aus Antragsteller und Begünstigtem eine interne Kreditlinie (LOC) vorhanden ist und ob diese für den beantragten Betrag ausreicht. Dazu wird die zum Startzeitpunkt verfügbare LOC ermittelt und mit dem neuen Darlehens-/Anlagenenbetrag abgeglichen. Ist kein entsprechender LOC verfügbar, muss der Antragsteller zunächst einen Rahmenvertrag beim Konzern-Treasury anfordern, um fortfahren zu können.

2. Schritt

Der Antrag wird dann zur Genehmigung an das Konzern-Treasury weitergeleitet. Das Konzern-Treasury prüft den Antrag und erweitert ihn ggf. um zusätzliche Informationen wie Zinssatz, Zinsmethode etc. Die Daten können bei Bedarf auch vom Group Treasury überarbeitet werden.

3. Schritt

Die Daten werden automatisch in den Darlehensrechner übertragen, und das Darlehen wird mit all seinen Parametern berechnet.

4. Schritt

Anschließend wird der Antrag von Treasury genehmigt, abgelehnt oder an die Tochtergesellschaft zur Überarbeitung zurückgesandt.

5. Schritt

Nach der ersten Genehmigung folgt die zweite Genehmigung – dadurch ist ein 4-Augen-Prinzip garantiert und der Genehmigungsprozess kann abgeschlossen werden.

6. Schritt (optional)

Da die Darlehen oder Anlagen endfällig sind, d. h. die Zinsen kapitalisiert werden, ist die Absicherung für ein Fremdwährungsdarlehen oder eine Anlage ein einfacher Devisenswap. Wenn im Land des Antragstellers eine Quellensteuer zu berücksichtigen ist, wird die Verzögerung des Swaps automatisch um den entsprechenden Betrag verringert, und es wird ein ungerader Swap gehandelt. Alle Geschäfte werden automatisch an die FXall-Handelsplattform übertragen. Der Händler muss das Geschäft mit der besten verfügbaren Bank abschließen, ohne dabei Beträge oder Daten eingeben zu müssen. Nach der Ausführung wird das Geschäft an das Nomentia-Derivatemodul zurückgegeben, wo die Geschäfte auch für Buchhaltungszwecke bewertet werden.

7. & 8. Schritt

Sobald der Antrag genehmigt ist, wird der Darlehens- oder Anlagenvertrag automatisch im Workflow mit allen zuvor eingegebenen Informationen erstellt. Der Vertrag kann dann in DocuSign erstellt werden, wo Group Treasury die jeweiligen Unterzeichner einträgt. Danach werden alle Beteiligten per E-Mail über DocuSign informiert, dass ein Antrag zur Unterschrift vorliegt. Eine Signatur kann dann direkt, digital, in DocuSign vorgenommen werden.

Sobald alle Unterschriften vorliegen, erhalten alle Unterzeichner eine automatisierte E-Mail von DocuSign, dass der Unterzeichnungsprozess abgeschlossen ist. Über die Nomentia-DocuSign-API wird der unterschriebene Vertrag direkt an das jeweilige Workflow-Item angehängt. Das Darlehen bzw. die Investition wird auf "aktiv" gesetzt und befindet sich damit im Sammelstatus "Aktive Darlehen und Investitionen".

Im Status "Aktive Darlehen und Anlagen" werden die Transaktionen markiert, die innerhalb der nächsten dreißig oder zehn Tage fällig werden. Soll das Darlehen verlängert werden, so kann dies über den Workflow bereits vor dem Fälligkeitsdatum angestoßen werden und die Daten des bestehenden Darlehens werden in eine neue Antragsmaske übernommen. Aufgrund der Limitprüfung sollte das neue Darlehen frühestens mit dem Auslaufen des alten Darlehens beginnen. Der Prozess der Verlängerung beginnt dann wieder von vorne.

9. Schritt

Nach der Ausführung in FxAll wird das Derivat an das Derivatemodul von Nomentia zurückgegeben, wo die Derivate auch für Buchhaltungszwecke bewertet werden.

10. Schritt

Neben dem voll integrierten Workflow und der FxAll-Schnittstelle werden die Zinsaufwendungen und -erträge, die aus den Darlehen und Anlagen generiert werden, direkt in SAP übernommen und gebucht.

 

Output

  • Konzernweite Automatisierung und Standardisierung, mehr Transparenz und Sicherheit sowie Effizienzsteigerungen bei den laufenden Aktivitäten
  • Zentrales Risikomanagement von Fremdwährungskrediten oder -anlagen
  • Direkte Anbindung an den Darlehensrechner um Zinssätze vorzuberechnen – der digitale Prozess ist vollständig in die bestehende IT-Landschaft von CGM-Treasury integriert
  • Zurückübertragung der gehandelten Derivate auf Nomentia, einschließlich der Bewertung von Devisengeschäften
  • IC-Loan/Deposit Bestand mit digitaler Dokumentenverwaltung