Helsinki City Theater | Nomentia Case Study

Über Helsinki City Theater

Das Helsinki City Theatre ist das größte und vielseitigste professionelle Theater in Finnland, mit jährlich etwa 300.000 Besuchern. Das Programm umfasst mehr als 30 Inszenierungen pro Jahr, etwa 20 Premieren und mehr als 800 Aufführungen. Das Theater beschäftigt rund 240 festangestellte Fachleute aus der Theaterbranche, von Schauspielern bis zu Schreinern und von Buchungsmitarbeitern bis zu Kostümbildnern, sowie etwa 100 Zeitarbeiter.

Herausforderung

Als der Support für die bisherigen Server eingestellt wurde, wurde entschieden, die Software durch cloudbasierte Dienste für den Einsatz in der Finanz- und Personalverwaltung zu ersetzen. Für die Verwaltung des Zahlungsverkehrs wurde eine zuverlässige Lösung benötigt, da dies auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird.

Lösung

Es wurde beschlossen, die SaaS-Versionen der Nomentia Payments und Bank Account Management Software zu implementieren. Der Übergang von der bisherigen On-Premise-Version, die auf eigenen Servern betrieben wurde, zu den cloudbasierten Lösungen verlief reibungslos. Die bestehenden Buchungsregeln wurden in der neuen Umgebung wiederhergestellt und die Lösung war sofort einsatzbereit. Es waren keine separaten Schulungen erforderlich, da die Benutzer die neue Lösung übersichtlich und benutzerfreundlich fanden.

Zahlungsverkehr und Bankkonten ab in die Cloud

Während der zweijährigen Renovierung des Gebäudes des Helsinki City Theater wurde auch die Systemlandschaft der Finanz- und Personalverwaltung modernisiert. Nachdem die Entscheidung gefallen war, die alten Serverräume und eigenen Server aufzugeben, war es an der Zeit, auf cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösungen umzusteigen. Die Umstellung der Zahlungsverkehrs- und Kontoverwaltungssoftware auf die cloudbasierten Lösungen von Nomentia Payments und Bank Account Management verlief reibungslos.

"Wir haben die On-Premise-Software von Nomentia für den Zahlungsverkehr und die Kontoverwaltung bereits seit Jahren im Einsatz und waren mit deren Zuverlässigkeit sehr zufrieden. Als wir die SaaS-Version der Lösung sondierten, waren wir schnell von der Sicherheit überzeugt. Ein Wechsel des Dienstleisters kam für uns gar nicht erst in Frage. Eine zuverlässige Zahlungsverkehrssoftware ist für uns besonders wichtig, da wir ein personalintensives Unternehmen sind und jeden Monat z. B. unterschiedliche Zahltage haben. Die Lösung hat immer einwandfrei funktioniert."

Sari Aarnio, Finance Manager beim Helsinki City Theater

Übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche

Laut Sari Aarnio verlief der Übergang zu den SaaS-Versionen der Payments und Bank Account Management-Lösungen reibungslos. Im Laufe der Jahre waren verschiedene Buchungsregeln und Gruppierungscodes erstellt worden, um die Arbeit zu vereinfachen und den Buchungsprozess für Transaktionen zu automatisieren. Diese wurden nun in die neue Umgebung übertragen und die Lösung war sofort einsatzbereit.

"Alles verlief problemlos und nach Zeitplan. Nomenita ist ein flexibler Partner und sie haben uns in einer Situation geholfen, in der gleichzeitig eine größere Cloud-Übertragung stattfand. Der Berater leitete das Projekt professionell und sorgte dafür, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit die nötigen Informationen hatten. Das sechsköpfige Finanz- und Personalteam brauchte keine gesonderte Schulung für die Verwendung der neue Softwareversion. Obwohl sich die neue Version deutlich von der vorherigen unterscheidet, war eine Einschulung nicht notwendig. ie Nomentia-Lösung ist logisch und intuitiv zu bedienen. Das Feedback ist von allen Seiten dasselbe: Es ist eine übersichtliche und benutzerfreundliche Lösung."

Sari Aarnio

Mehr Flexibilität bei der Arbeit

Im Zusammenhang mit der Implementierung der SaaS-Version untersuchte der Sachbearbeiter gemeinsam mit dem Experten die Prozesse des Zahlungsverkehrs und der Bankkontenverwaltung. Dabei wurde die Transaktionsverarbeitung weiter automatisiert, beispielsweise durch die Erstellung neuer Buchungsregeln.

"Dies war gleichzeitig eine gute Gelegenheit um zu prüfen, ob gewisse Dinge anders gemacht werden sollten."

Sari Aarnio

Der Vorteil von cloud-basierter Software ist, dass die Version und Datensicherheit automatisch aktualisiert, und immer die neuesten Funktionen verwendet werden. Neben der Sicherheit schätzt Sari Aarnio auch die Flexibilität der Cloud-Lösung von Nomentia.

"Wir verlangen eine doppelte Freigabe, bevor die Zahlungen getätigt werden. Jetzt ist es auch einfacher, zeit- und ortsunabhängig über den Browser zu arbeiten, was z. B. neue Flexibilität für den Frerigabeprozess bringt."

Sari Aarnio