Gründungsjahr
Branche
Gesundheits- und Sozialwesen
Unternehmen
Die Alexianer sind ein gemeinnütziger Konzern im Gesundheitswesen mit somatischen Krankenhäusern, zahlreichen psychiatrischen Einrichtungen, Altenhilfe, außerklinischen Pflege, Eingliederungshilfe Inklusionsunternehmen und Werkstätten. Das Unternehmen besteht aus ca. 90 Gesellschaften und zählt einen Personalstand von rund 34.000 Mitarbeitenden.
Über Alexianer
Der Ursprung des Gesundheitsträgers Alexianer liegt bereits über 800 Jahre zurück und die Mission des Unternehmens gründet auf einer jahrtausendalten Wertetradition.
Die jüngere Entwicklungsgeschichte ist jedoch stark von anorganischem Wachstum geprägt. Aufgrund von Krankenhausreformen und zahlreicher Insolvenzen im Gesundheitssektor übernahm die Alexianer Gruppe zwischen 2019 und 2024 viele Einrichtungen und hat sich innerhalb von nur fünf Jahren in Bezug auf Umsatz, Anzahl Mitarbeitende und Gesellschaften nahezu verdoppelt. Heute umfasst die Gruppe rund 90 Gesellschaften und beschäftigt etwa 34.000 Mitarbeitende bei einem Umsatz von rund 2,8 Mrd. €. Die Margen sind traditionell gering, da Überschüsse der gemeinnützigen Mission des Unternehmen gemäß, konsequent wieder in soziale und medizinische Projekte reinvestiert werden.
Einen so beträchtlichen finanziellen Sprung innerhalb kurzer Zeit sorgfältig zu steuern, erfordert klare Strukturen und entsprechende Expertise. Aus diesem Grund holte sich Alexianer 2023 Katja Steinkühler als Leiterin des Referats Treasury ins Unternehmen. Sie baut die Treasury-Funktion der Gruppe auf – und wandte sich für die entsprechenden Werkzeuge dabei an Nomentia.
Die Herausforderungen der Alexianer Gruppe vor Nomentia
Vor Projektstart waren Treasury und Zahlungsverkehr bei Alexianer stark dezentral organisiert. Jede Gesellschaft arbeitete mit eigenen Bankzugängen, Prozessen und Verantwortlichkeiten, was die Konsolidierung und Transparenz erheblich erschwerte.
„Wir hatten rund 90 Gesellschaften, von denen jede ihr eigenes Electronic Banking nutzte. Zu Beginn wussten wir nicht einmal genau, wie viele Konten es insgesamt gab. Ich ging zunächst von etwa 20 Banken und 300 Konten aus – tatsächlich waren es rund 50 Banken mit bis zu 1.300 Konten, unter anderem, weil wir auch Taschengeldkonten von Bewohnern führen.“
— Katja Steinkühler, Leiterin Referat Treasury, Alexianer
Auch die Systemlandschaft der Gruppe war stark fragmentiert und bot kaum Transparenz: unterschiedliche Buchhaltungssysteme, mehrere ERPs sowie zahlreiche Subsysteme für Patienten- und Bewohnerabrechnungen. Der Zahlungsverkehr lief über verschiedenste Bankportale, manuelle Eingriffe gehörten zum Alltag.
„Wir hatten HR-Systeme, die Zahlungsdateien erzeugten, bei denen ein Techniker anschließend anderthalb Tage lang manuell Ausführungsdaten anpassen musste. Datenschutzproblem inklusive.“
— Katja Steinkühler, Leiterin Referat Treasury, Alexianer
Die Tagesdisposition der Cash Pools erfolgte, so Katja Steinküher, aufgrund von Schätzungen statt valider Daten. Das wöchentliche Zusammenführen von hunderten Excelsheets in einen konzernweiten Liquiditätsbericht war aufwendig und fehleranfällig, die Daten vom vergangenen Freitag kaum mehr aktuell. Zudem führten dezentrale Bankvollmachten und lokale Entscheidungen zu Intransparenz bei internen Darlehen und Bürgschaften, während eine zentrale IT‑Funktion fehlte.
Für die Alexianer war deshalb klar: Es brauchte eine verlässliche Datenbasis über alle Bankkonten hinweg, standardisierte Prozesse und mehr Cash-Transparenz. Kurz gesagt: eine zentrale Treasury-Plattform für die Alexianer.
Die Lösung: Ein einzige Plattform für Zahlungsverkehr, Cash Management und Treasury
Da Katja Steinkühler bereits in einer früheren Position mit einem Treasury-Management-System gearbeitet hatte, wusste sie genau, welche Anforderungen sie an eine Lösung stellte. Die Entscheidung für Nomentia fiel nach einem strukturierten Vergleich von fünf Anbietern. Ausschlaggebend waren vor allem die modulare Flexibilität, die Benutzerfreundlichkeit, eine moderne Webarchitektur sowie die Möglichkeit, die komplexe Unternehmensstruktur vollständig abzubilden. Auch der deutschsprachige Support war ein wichtiger Faktor.
„Bei Nomentia merkt man deutlich, dass sehr viel Know-how in die Lösung eingeflossen ist und die Prozesse darin richtig durchdacht sind. Und für uns als gemeinnütziges Unternehmen hat auch das Preis-Leistungs-Verhältnis einfach gestimmt."
— Katja Steinkühler, Leiterin Referat Treasury, Alexianer
Um das Treasury schrittweise auf Konzernebene zu etablieren, führte Alexianer die Nomentia-Module für Zahlungsverkehr, Cash Management, Liquiditätsplanung sowie Darlehens- und Aval-Management ein. Dafür wurden mehrere Dutzend Banken angebunden und Schnittstellen zu den verschiedenen Buchhaltungssystemen, ERPs, dem neuen HR-System sowie weiteren Subsystemen eingerichtet.
In einem nächsten Schritt plant Alexianer außerdem die Einführung der Nomentia Inhouse-Bank, wo interne Zahlungsströme zukünftig unabhängig von der Bank verzinst sowie einheitlich verbucht werden können und somit das Cashpooling erleichtert werden soll.
Die Ergebnisse: Reibungsloser Zahlungsverkehr und volle Liquiditätstransparenz
Mit Nomentia konnten die Alexianer den Zahlungsverkehr zentralisieren und deutlich effizienter gestalten. Freigabeprozesse und Berechtigungen sind nun klar strukturiert und revisionssicher dokumentiert. Vertrauliche Gehaltsläufe lassen sich ohne manuelle Eingriffe direkt aus dem HR-System verarbeiten.
Kontoauszüge stehen automatisiert und auch untertägig zur Verfügung. Dadurch entstand erstmals eine vollständige und präzise Sicht auf die verfügbaren Mittel.
„Vor Nomentia basierte unsere Tagesdisposition weitgehend auf Schätzungen. Heute können wir unsere Liquidität auf den Cent genau disponieren.“
— Katja Steinkühler, Leiterin Referat Treasury, Alexianer
Auch die wöchentliche Liquiditätsplanung, die zuvor während bis zu eineinhalb Tagen aus über hundert Excel-Dateien zusammengeführt werden musste, läuft nun deutlich effizienter und fehlerfrei im System. In Kombination mit vereinfachten Soll-Ist-Vergleichen kann Alexianer dadurch heute wesentlich präzisere Liquiditätsprognosen erstellen.
„Durch den automatischen Soll-Ist-Vergleich in Nomentia sehen wir sofort, welche Gesellschaft nicht sauber geplant hat, und können entsprechend reagieren. Das verbessert langfristig die Qualität unserer Liquiditätsplanung erheblich.“
— Katja Steinkühler, Leiterin Referat Treasury, Alexianer
Der ganzheitliche Blick auf die Geldflüsse umfasst inzwischen auch Darlehen, Avale und Geldanlagen, die nun ebenfalls zentral verwaltet werden. Das Darlehensmodul bildet sämtliche internen und externen Finanzierungen sowie Geldanlagen der Alexianer ab – inklusive Fälligkeitsbenachrichtigungen, Tilgungsplänen und Prolongationen. Tilgungszahlungen und Darlehen werden direkt aus dem Modul heraus generiert und zukünftig über die Inhousebank verrechnet.
Insgesamt sorgen konsistente Daten, aussagekräftige Dashboards und deutlich mehr Transparenz heute für eine verlässliche Entscheidungsgrundlage. Gleichzeitig konnten manuelle Aufwände spürbar reduziert und die Zusammenarbeit zwischen den Gesellschaften verbessert werden. Damit schafft die neue Struktur eine solide Basis für die weitere Entwicklung der Alexianer Gruppe.
Besseres Treasury-Management beginnt mit Nomentia
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