Beim Aufbau einer Treasury-Abteilung spielt neben einer soliden Basis aus Richtlinien, Prozessen und der passenden Personalausstattung die richtige Systemlandschaft eine Schlüsselrolle. Im Treasury-Café-Gespräch, das im Rahmen des 36. Finanzsymposiums in Mannheim stattgefunden hat, berichten Thomas Dirnbauer, Senior Treasury Manager bei AOP Health und Alexander Fleischmann, Market Development Executive bei Nomentia von Ihrer Erfahrung beim Aufbau einer Treasury-Funktion und der miteinhergehenden Systemwahl – Thomas aus Sicht des Kunden, Alexander aus der Sicht eines Anbieters.
Dabei gehen sie auf Fragen ein wie: Womit haben sie begonnen? Welche Kriterien sind bei der Systemauswahl entscheidend? Was trennt die Spreu vom Weizen bei den Anbietern? Wo lauern Fallstricke bei der Auswahl und Einführung?
Zu den Speakern
Thomas Dirnbauer ist Senior Treasury Manager bei AOP Health und seit Anfang 2024 damit betraut, eine Treasury-Abteilung aufzubauen. Bis dahin gab es im Unternehmen – abgesehen von einigen Intercompany-Finanzierungen und einer Excel-basierten Liquiditätsplanung – erst wenige strukturierte Treasury-Prozesse. Mit einem Umsatz von 300 Millionen Euro im vergangenen Jahr und einem klaren Wachstumskurs ist nun der nächste Schritt erforderlich: eine Treasury-Funktion, die mit dem Unternehmen mitwächst. Das Ziel: in den nächsten drei bis vier Jahren ein State-of-the-Art-Treasury mit einer klaren Roadmap aufzubauen.
Alexander Fleischmann ist als Market Development Executive bei Nomentia Teil des Sales-Teams und betreut Kunden innerhalb und außerhalb des DACH-Raums. Begonnen hat Alex seine Karriere in der Treasury-Beratung, bevor er – zunächst als Projekt-Manager für TMS-Implementierungen – auf die Anbieterseite gewechselt ist.
Thomas, du bist gerade dabei, für AOP Health ein Treasury aufzubauen. Wie sieht das aus? Was kommt zuerst – System oder Systematik?
Thomas Dirnbauer: Es gab im Grunde zwei mögliche Herangehensweisen. Die eine wäre gewesen, erst einmal über ein bis zwei Jahre alle Prozesse intern sauber aufzusetzen und das System erst danach zu implementieren. Wir haben uns aber bewusst für den anderen Weg entschieden und bereits nach einem dreiviertel Jahr mit der Systemeinführung gestartet. Wir wollten von Anfang an Hand in Hand mit dem System arbeiten, statt im Nachhinein historisch gewachsene Prozesse in ein neues System überführen zu müssen. So konnten wir gemeinsam mit dem Systemanbieter die Prozesse direkt im System aufbauen.
Der große Vorteil dabei ist auch, dass man vom Anbieter selbst viel lernen kann. Diese Systeme sind nicht ohne Grund so gestaltet, wie sie sind – da steckt viel Erfahrung dahinter. Und wenn bestimmte Standards bereits bei hundert anderen Unternehmen funktionieren, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie auch bei uns gut passen.
Wie viele Gedanken habt ihr euch im Vorfeld aber dennoch zur Systematik und dann auch zur Vorauswahl des Systems gemacht?
Thomas Dirnbauer: Die Vorarbeit ist natürlich etwas anspruchsvoller, weil man in die Zukunft denken muss. Es gibt keine bestehenden Prozesse, die man einfach 1:1 übernehmen könnte – man muss eine klare Vorstellung davon haben, wo man langfristig hinwill. Daraus ergeben sich dann auf der einen Seite einige Nice-to-have-Anforderungen und auf der anderen Seite auch einige klare Knockout-Kriterien, auf die es bei der Auswahl ankommt. Deshalb wünscht man sich in so einer Phase auch einen flexiblen Systemanbieter, der auf unterschiedliche Szenarien eingehen kann.
Alex, wie ist es bei euch als Systemanbieter: Sind Kunden einfacher, die noch nicht so klare Vorstellungen haben, oder macht es das Projekt schwieriger, wenn man sich mehr Gedanken gemeinsam mit dem Kunden machen muss?
Alexander Fleischmann: Jetzt muss ich extrem aufpassen (lacht). Ich würde nicht sagen, dass das eine einfacher ist als das andere. Wichtig ist einfach, wie Thomas bereits gesagt hat, dass ungefähr feststeht, wo es hingehen soll. Und dann bei der Auswahl eines Systems lade ich jeden ein, die ein oder andere zusätzliche Runde intern zu drehen und auszukristallisieren, was wirklich wichtig ist. Wir haben oft RFPs mit 500 Fragen, worin 100 Knockout-Kriterien angegeben sind. Damit ist am Ende niemandem geholfen – weder intern noch auf Anbieterseite. Viel sinnvoller ist es, sich ehrlich zu fragen: Was sind die kritischen fünf, zehn, vielleicht fünfzehn Ausschlusskriterien? Und was sind bloß Nice-to-have-Anforderungen für die Zukunft?
Thomas, was war denn bei euch besonders wichtig in Bezug auf die Funktionalitäten? Habt ihr euch schließlich für das System oder für den Anbieter entschieden?
Thomas Dirnbauer: Natürlich gab es auch bei uns eine Reihe an Must-haves. Wir wollten eine Lösung, mit der wir eine Liquiditätsplanung abbilden, den Finanzstatus einsehen und Risiken im Bereich FX und Zinsen überwachen können. Aber das können wahrscheinlich die meisten Anbieter. Was für uns am Ende ausschlaggebend war, war eine gewisse Flexibilität – und da ist der Systemanbieter wichtiger als das System.
Gerade bei Unternehmen unserer Größe und einem entsprechenden Budget muss man Kosten und Nutzen genau abwägen. Wir haben zum Beispiel nur wenige Avale und Sicherungsgeschäfte – daher haben wir entschieden, diese Bereiche im System noch nicht komplett abzudecken. Das heißt wir nutzen das System zwar schon für die Erfassung von Derivaten und Avalen, haben aber weitere Funktionen wie beispielsweise die Bewertung noch nicht aktiviert. Denn mit Nomentia hatten wir die Möglichkeit, uns gezielt für die Module zu entscheiden, die wir aktuell wirklich brauchen – ohne gleich das komplette System kaufen zu müssen. Fast wie bei einer Speisekarte. Gleichzeitig konnten wir uns aber auch schon Preise für mögliche zukünftige Erweiterungen einholen, um langfristig planen zu können. Auf diese Weise haben wir unser Budget optimal genutzt, ohne uns Optionen für später zu verbauen.
Und womit habt ihr dann effektiv angefangen? Risikomanagement, Cash Management, Finanzstatus?
Thomas Dirnbauer: Ich starte jetzt mal mit den Stammdaten – das ist ja immer so ein Thema, das jeder gerne macht (lacht). Für mich und auch für unser C-Level war es wichtig, möglichst schnell erste Ergebnisse zu sehen. Deshalb lag unser erster Fokus darauf, alle Stammdaten – also Bank- und Unternehmensdaten – im System abzubilden. Darauf aufbauend konnten wir dann mit dem Finanzstatus und der Liquiditätsplanung beginnen. Wir sind zwar noch mitten in der Implementierung, haben aber bereits jetzt eine Single Source of Truth geschaffen, auf der wir gut aufbauen können. Das nächste Thema wird dann das Reporting sein, gefolgt von der Ausrollung auf unsere Tochtergesellschaften.
Wie siehst du das aus Anbietersicht, Alex? Entscheidet man sich für das System oder den Anbieter?
Alexander Fleischmann: Ich glaube, es gibt gewisse Must-haves, die ein System erfüllen muss. Aber unter der Annahme, dass das Projekt ja irgendwann abgeschlossen ist, kommt früher oder später das Thema Customer Support ins Spiel – und da wird es richtig spannend. Abseits von Funktionen und Anforderungen geht es dann vor allem um die Beziehung zum Support-Team. Bei einem umfangreichen RFP mit 500 Fragen kann das Thema Support manchmal untergehen und man gibt sich zufrieden mit Angaben wie ‚24/7 Customer Support‘. Aber was bringt mir das, wenn ich rund um die Uhr in einem Call Center lande, wo mich jemand erst fragt: ‚Wer sind Sie nochmal und was genau ist Ihr Problem?‘ Das ist wenig hilfreich.
Dann hilft mir ein qualifizierter Support viel mehr, der vielleicht ‚nur‘ zwischen 8 und 18 Uhr erreichbar ist, dafür aber das Projekt und die Kundenprobleme wirklich kennt – idealerweise, weil der Support-Mitarbeitende selbst an der Implementierung beteiligt war oder zumindest direkt nebenan sitzt. Ich glaube, auf solche Dinge kommt es letztlich an.
Die Frage stellt sich also auch nach den handelnden Personen. Wie wichtig war das für euch bei der Auswahl, Thomas?
Thomas Dirnbauer: Natürlich sind die beteiligten Personen immer ein entscheidender Faktor – egal ob beim Systemanbieter, den Banken oder anderen Ansprechpartnern. Für uns war besonders wichtig, dass wir eine gewisse Konstanz hatten. Das heißt, wenn man im RFP über ein Thema spricht, soll dasselbe auch in der Vertragsverhandlung gelten, im Scoping und bei der Implementierung. Und je weniger Personen an dem Prozess dann beteiligt sind, desto besser funktioniert das natürlich. Bei Nomentia hatten wir insgesamt nur drei zentrale Ansprechpartner über den gesamten Prozess hinweg – das hat sehr gut funktioniert und viel zur erfolgreichen Zusammenarbeit beigetragen.
Wie wichtig war für euch die Sprache bei der Implementierung? Oft wünschen sich Unternehmen ja eine deutschsprachige Betreuung.
Thomas Dirnbauer: Bei uns war es ein Nice-to-have. Wir sind grundsätzlich ein englischsprachiges Unternehmen, aber im Treasury und der Finanzabteilung im weiteren Sinne ist die Muttersprache ausschließlich Deutsch. Deshalb haben wir uns entschieden, das Projekt auf Deutsch zu machen. Wenn man ein Problem klar beschreiben kann, ist das oft schon die halbe Lösung und gerade bei der Implementierung, wenn es richtig in die Tiefe geht, ist es von Vorteil, wenn alle dieselbe Sprache sprechen. Für uns war es aber kein Knockout-Kriterium.
Wie seht ihr das als Systemanbieter, Alex?
Alexander Fleischmann: Ich habe schon einige Auswahlprozesse begleitet – ganz zu Beginn meiner Treasury-Karriere als Berater, später als Projektmanager im Zuge der Umsetzung und jetzt aus der Sales-Perspektive. Und ich plaudere jetzt mal ein bisschen aus dem Nähkästchen: Ja, jeder Anbieter stellt sich großartig dar, alles scheint zu passen und alle sagen, sie können Deutsch – das ist ein bisschen eine ‚heile Welt‘. Mein Tipp daher: Hinterfragen Sie genau. Wenn Ihnen die Kommunikation auf Deutsch wichtig ist, haken Sie ruhig ein- oder zweimal nach, ob der Anbieter Ihnen wirklich zusichern kann, dass Sie sich auch mit den Projektleitern auf Deutsch austauschen können. Denn das ist keineswegs bei allen Anbietern selbstverständlich.
Lernt man während der Auswahlphase eigentlich die Leute kennen, mit denen man dann später zusammenarbeitet?
Alexander Fleischmann: Aus Anbietersicht ist es im Verkaufsprozess oft schwierig, genau zu benennen, welche Personen direkt mit einem zusammenarbeiten werden. Projekte laufen parallel, und das lässt sich nicht immer gewährleisten. Wir gehen damit so um, dass wir von Anfang an transparent kommunizieren, wie das Projektteam strukturiert ist – wer die obersten Verantwortlichen sind, zum Beispiel unser Head of Consulting und unser Chief Services Officer eine Ebene darüber. Sobald man sich für Nomentia entscheidet, können wir dann konkret planen und die Projektleiter verbindlich zuteilen.
Wie sieht es bei euch denn mit Implementierungspartnern aus?
Alexander Fleischmann: Beim Thema Partner gilt natürlich: Immer dann, wenn Information von einem Menschen an einen anderen übergeht, kann dabei Wissen verloren gehen. Erfahrungsgemäß läuft es reibungsloser, wenn dieses Wissen von Tür zu Tür wandert und nicht in ein anderes Unternehmen. Aber auch wir arbeiten mit Partnern zusammen – und zwar sehr gut. Bei uns ist es so, dass wir bei einfacheren Implementierungen – oft zum Beispiel beim Zahlungsverkehr, Bankanbindung und Cash Visibility – mit einer ausgewählten Gruppe an Partnern zusammenarbeiten.
Immer dann, wenn es komplexer wird, also bei Planung, FX-Exposure-Management, Währungssicherungen oder wenn man Value- oder Cashflow-at-Risk rechnen möchte, wird der Blumenstrauß größer. Da spielen unterschiedliche Module, Funktionen und Schnittstellen zusammen. Dann machen wir es selbst. Das heißt, der Projektleiter sitzt bei uns, das Projektteam sitzt bei uns. Warum? Je komplexer die Anforderungen, desto höher der Abstimmungsbedarf – und es hat sich gezeigt, dass es besser funktioniert, wenn man solche Projekte intern steuert.
Wie hat das bei euch mit der Kommunikation im Dreieck Kunde, Anbieter und Bank funktioniert, Thomas? Wie managt man das am besten?
Thomas Dirnbauer: Was die Bankanbindung angeht, wird die Kommunikation natürlich noch komplexer, weil noch eine dritte Partei hinzukommt. Da sollte man nicht die Erwartungshaltung haben, dass das von heute auf Morgen geht, sondern das läuft bei uns so nebenbei mit. Am schönsten ist es – und das haben wir auch ein paarmal so gemacht – wenn man den Anbieter und die Bank direkt zusammensetzen kann. So findet man da am schnellsten zu einer Lösung.
Um nochmal zur Systemauswahl zurückzukommen: Gibt es aus deiner Sicht Do's und Dont’s bei der Systemauswahl?
Thomas Dirnbauer: Aus meiner Sicht wichtig ist, dass man sich bei der Vertrags- und Preisverhandlung schon sehr detailliert abstimmt und sich die Einzelheiten genau anschaut, damit es im Nachhinein keine Probleme gibt. Wir hatten bei uns im Vertrag einen Absatz drin, der für uns nicht ganz klar war, haben uns dann aber nochmal eine halbe Stunde mit Alex zusammengesetzt, und das gemeinsam durchgerechnet. Und dann war das klar.
Das heißt Transparenz in der Kommunikation mit dem Anbieter als wichtiger Punkt. War bei euch eigentlich der Einkauf bei der Auswahl involviert?
Thomas Dirnbauer: Nein, aber die IT war bei uns recht stark involviert. Die haben auch unsere Knockout-Kriterien vorgegeben. Also es waren immer ein, zwei Leute von Nomentia dabei, ein, zwei von uns im Treasury und dann drei, vier von der IT und da gab es dann gewisse Vorgaben. Deshalb sollte man auch die IT auch wirklich frühzeitig als Sparringpartner an Bord holen.
Alexander Fleischmann: Dazu ein Kommentar. Wir sehen oft, dass Unternehmen erst während dem Auswahlprozess gemeinsam mit uns entdecken, wie so eine Auswahl eigentlich vonstattengeht. Wir haben den Vorteil als Anbieter, dass wir das monatlich machen und das in allen denkbaren Konstellationen. Deshalb die Einladung: Fragen sie uns und strukturieren wir gemeinsam den Prozess, damit jeder sich abgeholt fühlt. Es kommt nämlich oft vor, dass gewisse Abteilungen dann sauer sind, wenn sie zu spät miteinbezogen werden (lacht).
Eine Frage, die auch immer wieder aufkommt, ist, nach der Dauer der Implementierung.. Die Standardantworten liegen jeweils bei so sechs bis neun Monaten. Wie lange hat es bei euch gedauert, Thomas, und hat sich das realisiert, was der Anbieter versprochen hat?
Thomas Dirnbauer: Bei uns war es so, dass wir keinen starren Endzeitpunkt definiert hatten, bis zu dem alles vollständig implementiert und ausgerollt sein musste. Das ist sicherlich ein Vorteil, wenn man schon früh mit der Systemimplementierung startet und sich dadurch etwas mehr Zeit nehmen kann. Aus meiner Sicht besonders wichtig in solchen Projekten ist das interne Erwartungsmanagement. Das bedeutet, realistische Meilensteine zu kommunizieren, die auch tatsächlich erreichbar sind. Ein Beispiel dafür war bei uns die Bankanbindung – hier war unser Ziel, möglichst schnell die Konten anzubinden, über die rund 80 % des Zahlungsvolumens laufen. Das ist uns gelungen, und dieser Fortschritt war auch im Unternehmen sichtbar. Gerade für unser Management war es wichtig, dass man sieht: Es tut sich etwas. Auch wenn 100 % nicht immer sofort erreicht werden können, hilft es sehr, wenn man dann bereits mit einem großen Teil live ist. Damit schafft man Vertrauen in das Projekt, zeigt konkrete Ergebnisse – und hat gleichzeitig etwas Luft, um die restlichen 20 % sorgfältig nachzuziehen.
Ebenfalls wichtig ist eine grobe Zeitleiste für die Implementierung. Wir haben dazu mit Nomentia einen Plan ausgearbeitet, an den wir uns jetzt gang gut halten können. Denn ohne einen klaren Cut besteht natürlich die Gefahr, dass die Systemimplementierung sich in die Länge zieht. Die Aufgaben für die Implementierung stehen oft nicht ganz oben auf der Agenda, da man sie leicht verschieben kann.
Deshalb ist es aus meiner Sicht wichtig, dass man sich wirklich einen halben Tag oder Tag in der Woche für die TMS-Einführung blockiert, und auch wöchentlich dann ein Statusprotokoll macht, wo einzelne Punkte besprochen und To-Dos mit klaren Fälligkeiten versehen werden. Denn es ist nicht nur der Systemanbieter, der liefern muss – man selbst muss auch dafür sorgen, dass die eigenen Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Zum Abschluss zusammenfassend die Frage: Was könntest du jemanden mitgeben, der mit dem Thema startet. Worauf muss man achten und gibt es etwas, was man nicht tun sollte?
Thomas Dirnbauer: Ein zentraler Punkt ist, alle relevanten Partner möglichst frühzeitig ins Boot zu holen. Das betrifft einerseits die internen Stakeholder – etwa IT, Accounting und je nach Bedarf weitere Fachbereiche – und andererseits die externen Partner. Das sind dann vor allem die Banken. Gerade beim Thema Bankanbindung ist entscheidend, frühzeitig die Rahmenbedingungen abzustimmen. Da stand bei uns die grundlegende Lösung dann relativ schnell fest – das heißt über welche Kanäle wir welche Banken anbinden wollen.
Ein zweiter Punkt, den ich bereits kurz angesprochen habe, ist das Erwartungsmanagement. Das heißt, auch intern keine unrealistischen Versprechen zu machen, sondern von Anfang an klar zu kommunizieren, was in welchem Zeitraum realistisch machbar ist. Im Sinne des Pareto-Prinzips, haben wir gesagt, dass wir zuerst die 80 % angehen, mit denen wir schon einen echten Mehrwert schaffen und sichtbare Fortschritte erzielen können. Damit konnten wir intern auch Vertrauen in das Projekt schaffen, weil wir zeigen konnten: Es passiert etwas, wir sind auf dem richtigen Weg. Die restlichen 20 % lassen sich dann in den darauffolgenden Monaten schrittweise umsetzen. Wichtig ist dabei auch, sich selbst nicht unnötig unter Druck zu setzen – denn häufig hat man schlicht nicht die Zeit, alles sofort und bis ins letzte Detail perfekt zu lösen. Und das ist in Ordnung. Wenn man bereits eine sehr gute Lösung implementiert hat, mit der sich arbeiten lässt und die einen klaren Fortschritt bringt, dann kann man aus meiner Sicht auch zufrieden sein – selbst wenn noch nicht alles zu 100 % final ist.
Alex, was ist dein Rat für jemanden der mit so einem Thema startet?
Alexander Fleischmann: Ich glaube, es ist wichtig, sowohl intern als auch extern so früh wie möglich auf Transparenz und offene Kommunikation zu setzen. Intern bedeutet das den frühzeitigen Austausch mit IT, Einkauf und Accounting. Und extern mit dem Anbieter sollte man versuchen, schnell von Floskeln wegzukommen und möglichst konkret und direkt zu kommunizieren.
