Guide zur Cashflow-Forecast-Automatisierung: Vorteile & Software

Warum sich Cashflow-Forecasting-Software lohnt

Wenn Ihr Unternehmen Cashflows nicht präzise forecastet, fliegen Sie im Blindflug. Das Problem: Die meisten Unternehmen verlassen sich immer noch auf veraltete, zeitaufwendige Methoden – etwa manuelle Datenerfassung, verstreute Excel-Dateien und Informationen aus mehreren Systemen, die händisch zusammengeführt werden müssen.

Mit wachsender Unternehmensgröße und zunehmender Komplexität der Zahlungsströme werden diese Methoden irgendwann unbeherrschbar – und genau dann zeigen sich die ersten Risse. Spätestens an diesem Punkt beginnen viele Unternehmen, sich nach einem besseren Ansatz umzusehen: Automatisierung.

Automatisierung kann historische Daten und aktuelle Finanztrends analysieren, um präzise und zeitnahe Prognosen zu erstellen. Sie kann Cashflow-Lücken vorhersagen und aufzeigen, wann externes Kapital am besten aufgenommen werden sollte. Sie kann mehrere Szenarien und Simulationen durchführen, um zu zeigen, wie sich Änderungen bei Umsätzen, Kosten oder anderen Faktoren auf den Cashflow auswirken.

Wer Investitionschancen optimal nutzen oder Rückzahlungstermine für Schulden so steuern möchte, dass Renditen maximiert und Kosten minimiert werden, kommt an einem automatisierten Cashflow-Forecast nicht vorbei.

In diesem Leitfaden sehen wir uns an, wie das funktioniert. Zuvor ein kurzer Blick auf die Grundlagen.

Was ist Cashflow-Forecasting?

Um den Cashflow zu planen, stellen Sie sich laufend Fragen wie:

• Wie hoch sind unsere erwarteten Umsätze?

• Wie entwickeln sich unsere operativen Kosten?

• Wann werden unsere Lieferantenzahlungen fällig?

• Sind unsere Margen im Umfeld nachhaltig?

Ein klares Bild der finanziellen Situation des Unternehmens erfordert, dass Sie nach vorne schauen und Prognosen erstellen. Doch was, wenn Ihr Cashflow-Forecast danebenliegt? Wie viel Risiko ist Ihr Unternehmen bereit einzugehen?

Cashflow-Forecasting ist der Prozess, mit dem Ein- und Auszahlungen eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum geschätzt werden. Ziel ist es, vorherzusagen, wann Cash verfügbar sein wird oder benötigt wird – damit das Unternehmen ausreichend Liquidität hat, unnötige Verschuldung vermeidet, Rechnungen bezahlen kann und kreditwürdig bleibt.

Cashflow-Forecasts sorgen dafür, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen nachkommen, das Working Capital optimieren und strategische Entscheidungen wie Investitionen oder Kostensenkungen treffen kann – allerdings nur, wenn die Forecasts tatsächlich verlässlich sind.

Methoden, Tools und Automatisierung für Cashflow-Forecasting

In der Theorie ist der Prozess recht einfach: Man möchte wissen, wie viel Geld in einem bestimmten Zeitraum voraussichtlich hinein- und hinausfließt. In der Praxis steckt deutlich mehr dahinter.

Im Kern geht es darum, wie Sie vorgehen, um diesen Forecast zu erstellen.

Wie erstellt man einen Cashflow-Forecast?

1. Das eigene Geschäftsmodell verstehen
   Klären Sie, woher das Geld kommt: Wie viel des Cash-Zuflusses stammt aus Umsätzen, wie viel aus Krediten, wie viel aus Investitionen – und wohin fließt es (Gehälter, Steuern, Lieferanten, Miete, etc.)?

2. Zeithorizont für den Forecast festlegen
   Entscheiden Sie, ob Sie kurzfristig (z. B. eine Woche oder einen Monat) oder langfristig (z. B. ein Jahr oder länger) forecasten möchten. Kurzfristige Forecasts unterstützen das Tagesgeschäft, langfristige die strategische Finanzplanung.

3. Cashflow-Daten sammeln
   Sammeln Sie Informationen zu erwarteten Einzahlungen (z. B. Kundenzahlungen) und Auszahlungen (z. B. Rechnungen, Löhne, Kreditraten).

4. Start- und Endbestände ergänzen
   Beginnen Sie mit dem Anfangsbestand auf den Konten. Ermitteln Sie den Netto-Cashflow, indem Sie die Auszahlungen von den Einzahlungen abziehen. Der Endbestand einer Periode dient als Anfangsbestand für die nächste.

5. Datenquellen verknüpfen
   Verbinden Sie Tools wie Buchhaltungssoftware, Bankanbindungen, Kunden- bzw. ERP-Systeme und andere relevante Business-Plattformen.

6. Kreditlinien und Finanzierung berücksichtigen
   Beziehen Sie verfügbare Kreditlinien, Überziehungen oder Darlehen ein – inklusive Grenzen, Tilgungsbedingungen und Zinsen.

7. Forecasts regelmäßig prüfen und aktualisieren
   Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Forecasts kontinuierlich. Marktveränderungen, Kundenzahlungen und unerwartete Kosten wirken sich direkt auf den Cashflow aus.

Jeder dieser Schritte hat seinen Zweck – manche mehr, manche weniger. Im nächsten Schritt geht es darum, welche Teile sich automatisieren lassen.

Was bedeutet Automatisierung im Cashflow-Forecasting?

Cashflow-Forecasting unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen – je nach Struktur, Systemlandschaft und operativem Umfeld. Das gemeinsame Ziel ist aber immer: zuverlässige Cashflow-Forecasts für einen bestimmten Zeitraum – so effizient und genau wie möglich.

Unter Automatisierung von Cashflow-Forecasts versteht man den Einsatz von Technologie, um Teile dieses Prozesses zu beschleunigen und zu standardisieren.

Bereiche, die sich typischerweise automatisieren lassen:

1. Datensammlung
   Statt Daten manuell aus unterschiedlichen Quellen (Bankkonten, Buchhaltungssysteme, CRM, etc.) zusammenzutragen, zieht ein System diese Informationen in Echtzeit – inklusive Transaktionsdetails, Kundenzahlungen, Kreditorenposten und Kontoauszüge.

2. Datenintegration
   Unterschiedliche Plattformen (z. B. ERP-Systeme, Payment-Gateways, Bank-Feeds) werden angebunden, sodass alle relevanten Finanzdaten automatisch in einem zentralen Tool zusammenlaufen.

3. Cashflow-Berechnungen
   Sind die Daten gesammelt, kann Automatisierung Zuflüsse und Abflüsse nach vordefinierten Regeln und Mustern automatisch berechnen.

4. Automatische Anpassungen des Forecasts
   Verzögern sich Kundenzahlungen oder treten unerwartete Kosten auf, passt ein automatisiertes System den Forecast auf Basis der aktuellen Daten an – ohne manuelle Eingriffe.

5. Szenario-Planung
   „Was-wäre-wenn“-Szenarien (z. B. Umsatzeinbruch, Zahlungsverzug eines Großkunden) können automatisiert berechnet und gegeneinander abgeglichen werden.

6. Reporting
   Berichte zu Cashflows und Forecasts lassen sich in festen Intervallen (täglich, wöchentlich, monatlich) automatisch erzeugen. Zudem können Ansichten je nach Abteilung oder Zeitraum angepasst werden.

Der konkrete Automatisierungsansatz hängt immer vom Unternehmenskontext ab: Wie wird heute vorausgesagt? Welche Prozesse existieren bereits? Wer ist involviert? Welche Systeme sind im Einsatz und wo liegen die relevanten Daten?

Die Vorteile: Warum Cashflow-Forecasting automatisieren?

Je komplexer das Umfeld eines Unternehmens ist, desto mehr kann seine Reaktionsfähigkeit unter ineffizienten Prozessen leiden. Bei begrenzten Ressourcen ist Effizienz gefragt – ohne dass dabei Genauigkeit verloren geht.

Die Automatisierung von Cashflow-Forecasts bringt unter anderem folgende Vorteile:

• Genauigkeit
  Manuelle Forecasts sind fehleranfällig – etwa durch vergessene Transaktionen oder Rechenfehler.

• Standardisierte Prozesse
  Unterschiedliche Einheiten nutzen häufig unterschiedliche Forecasting-Methoden. Ein automatisiertes, zentrales System integriert alle Daten, harmonisiert Prozesse und erleichtert die Auswertung.

• Transparenz & Sichtbarkeit
  Manuelle Forecasts sind häufig zu langsam für spontane Anfragen. Automatisierung ermöglicht schnelle Ad-hoc-Forecasts. Stakeholder erhalten jederzeit aktuelle, verständliche Einblicke in die Cash-Situation.

• Zeitersparnis
  Die manuelle Datensammlung, Berechnung und Berichtserstellung kosten Zeit. Automatisierung übernimmt Routinetätigkeiten, sodass sich Finance-Teams auf Analyse und Strategie konzentrieren können.

• Echtzeit-Updates
  Da sich Cashflows laufend verändern, sind kontinuierlich aktualisierte Forecasts ein Vorteil. Automatisierung sorgt für laufende Aktualisierungen.

• Konsistenz
  Automatisierte Prozesse verwenden dieselben Regeln und Berechnungen – dadurch werden Forecasts konsistenter und vergleichbarer.

• Bessere Entscheidungen
  Präzisere und aktuelle Forecasts führen zu besseren Entscheidungen rund um Cash und Liquidität.

• Skalierbarkeit
  Mit wachsendem Transaktionsvolumen werden manuelle Forecasts schnell unübersichtlich. Automatisierte Systeme skalieren leichter mit.

• Szenario-Analysen
  Systeme können schnell unterschiedliche Szenarien erzeugen und deren Auswirkungen auf die Cashposition simulieren.

• Risikomanagement
  Potenzielle Risiken, etwa drohende Cash-Lücken, werden früher sichtbar.

• Kosteneinsparungen
  Trotz Anfangsinvestition können automatisierte Lösungen auf lange Sicht administrative Kosten reduzieren und manuelle Arbeitsschritte minimieren.

Wie Automatisierung reale Cash-Forecasting-Probleme löst

Einige typische Anwendungsszenarien:

1. Sichtbarkeit der Cashposition
   Ein international tätiges Tech-Unternehmen mit Aktivitäten in zehn Ländern hat Schwierigkeiten, regionale Cashbestände zu konsolidieren. Durch automatisierte Datensammlung in einem Dashboard entsteht ein zentrales, Echtzeit-Bild der globalen Cashposition. So kann das Treasury Working Capital effizienter steuern, z. B. Defizite in einer Region durch Überschüsse in einer anderen ausgleichen.

2. Verspätete Kundenzahlungen
   Verzögerte Kundenzahlungen stören den Cashflow und belasten die Lieferantenbeziehungen. Automatisierte Zahlungstracking- und Forecasting-Tools erkennen Muster frühzeitig und warnen rechtzeitig vor Cash-Lücken – sodass Unternehmen proaktiv handeln können, etwa durch Verhandlungen über Zahlungsziele oder das frühzeitige Sichern von Finanzierungen.

3. Unerwartete Ausgaben
   Ein Tech-Startup wird von einem unerwarteten Serverausfall getroffen und muss kurzfristig hohe Kosten tragen. Automatisierte Cashflow-Forecasts passen sich sofort an neue Ausgaben an und führen Abweichungsanalysen durch, um vergleichbare Ereignisse in der Vergangenheit zu identifizieren. So lassen sich mögliche Auswirkungen auf künftige Szenarien simulieren.

4. Expansionspläne
   Die Expansion auf neue Standorte erfordert hohe Vorabinvestitionen und kann den Cashflow stark belasten. Automatisierte Forecasts unterstützen Unternehmen mit verlässlichen Projektionen für das Working Capital und zeigen, wie viel Cash nach dem Tagesgeschäft zur Verfügung steht. Sie erlauben Szenarien wie „alle Standorte auf einmal“ vs. „phasenweise Eröffnung“.

5. Refinanzierung von Schulden
   Ein Produktionsunternehmen hat in sechs Monaten eine Kreditfälligkeit von 1 Mio. USD. Automatisierte Forecasts liefern präzise Projektionen zu Tilgungen und Zinsen und verfolgen Einkommensabweichungen. Szenario-Analysen helfen, Optionen wie Laufzeitverlängerungen oder Refinanzierungen bei unterschiedlichen Zinssätzen zu bewerten.

6. Lieferantenverhandlungen
   Ein Bauunternehmen möchte durch Großeinkäufe bessere Konditionen erzielen, kämpft jedoch mit dem Timing der Cashflows. Automatisierte Forecasts analysieren Kreditorendaten und offene Posten, identifizieren Engpässe und stellen sicher, dass Zahlungsziele den verfügbaren Mitteln entsprechen – so kann das Unternehmen mit mehr Sicherheit verhandeln.

7. Regulatorische Änderungen
   Ein Pharmaunternehmen muss bis Jahresende eine neue gesetzliche Vorgabe im Umfang von 200 000 USD erfüllen. Automatisierte Forecasts integrieren diese Kosten in die Cashflow-Planung und setzen Erinnerungen zur Mittelzuweisung ein. Szenarien helfen zu entscheiden, ob die Summe auf einmal oder verteilt über das Jahr gezahlt werden soll.

8. Cashflow-Lücken bei Saisongeschäft
   Ein Bekleidungsunternehmen mit starken Saisonschwankungen erlebt jeden Sommer Cash-Lücken. Automatisierte Forecasts tracken diese Lücken in Echtzeit und stoßen frühzeitig Maßnahmen an. Szenarien vergleichen etwa kurzfristige Kreditlinien mit Kostensenkungen, während Erinnerungen dafür sorgen, dass die erforderlichen Mittel rechtzeitig bereitstehen.

9. Projektverzögerungen
   Ein Immobilienentwickler hat eine zweimonatige Verzögerung in einem Projekt, wodurch Zahlungen in Höhe von 1 Mio. USD nach hinten verschoben werden. Automatisierte Forecasts zeigen die Auswirkungen auf den gesamten Cashflow und simulieren Optionen wie verlängerte Zahlungsziele für Auftragnehmer oder Zwischenfinanzierungen. Aktualisierte Projektzeitpläne werden automatisch in den Forecast übernommen.

10. Marktvolatilität
    Ein Exporteur verzeichnet aufgrund volatiler Wechselkurse 100 000 USD weniger Quartalsumsatz. Automatisierte Forecasts überwachen FX-Kurse und Zahlungsströme in Transaktionswährungen, identifizieren Risiken und unterstützen Hedging-Strategien. Echtzeit-Updates passen die Forecasts laufend an.

Wie startet man mit der Automatisierung von Cash-Forecasts?

Die Automatisierung von Cashflow-Forecasts kann Prozesse beschleunigen, die Genauigkeit erhöhen und Zeit sparen. Damit ein Automatisierungsprojekt erfolgreich und rechtzeitig umgesetzt wird, müssen einige zentrale Elemente stimmen:

• Integrationen müssen eingerichtet werden,

• Datenflüsse zwischen Systemen sind sauber zu modellieren (inkl. möglicher Dateikonvertierungen)

• Relevante Datenquellen für Forecasts müssen klar identifiziert werden.

Wichtige Vorarbeiten:

1. Bestehenden Forecasting-Prozess bewerten
   Analysieren Sie den aktuellen Workflow: Wo liegen Ineffizienzen, Datenlücken und Quellen für Cashflow-Daten? Automatisierung kombiniert im Kern zwei Datenarten:

   • Ist-Daten (z. B. aus Bankkonten oder ERP)

   • Forecast-Daten (z. B. Debitoren/Kreditoren, geplante Umsätze, laufende Kosten, Finanzierungs-Cashflows)

2. Datenqualität sicherstellen
   Die Qualität der Daten bestimmt den Erfolg der Automatisierung. Unvollständige oder inkonsistente Datenquellen müssen identifiziert und bereinigt werden.

3. Systemintegration und Kompatibilität prüfen
   Automatisierung hängt von nahtlosen Integrationen ab – zwischen Forecasting-Software und bestehenden Systemen wie ERPs, Payment Hubs und Banken. Wichtig sind:

   • Konnektivitätsoptionen (APIs, Host-to-Host, SWIFT, direkte Bankanbindungen)

   • realistische IT-Aufwände (ein erfahrener Anbieter nimmt hier viel Last von der IT).

4. Die passenden Forecasting-Modelle wählen
   Je nach Bedarf eignen sich unterschiedliche Ansätze:

   • Direkte Forecasts: auf Basis tatsächlicher Cashflows (z. B. für kurzfristige Liquidität)

   • Indirekte Forecasts: stärker auf AR/AP und Planungsgrößen ausgerichtet (z. B. für langfristige Planung)

5. Historische Daten & Saisonalität nutzen
   Gibt es wiederkehrende Muster in den Cashflows? Erhöhen historische Daten die Forecast-Qualität erheblich? Tools mit Unterstützung für Saisonalität oder externe Indizes können zusätzliche Einblicke liefern.

Vergleich von Automatisierungsansätzen im Cashflow-Forecasting

Wie wählt man die richtige Cashflow-Forecasting-Software?

Was macht eine Cashflow-Forecasting-Software zur „besten“ Lösung für Ihr Unternehmen? Am Ende geht es darum, Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und langfristigen Mehrwert ausgewogen zu kombinieren.

Wichtige Kriterien:

1. Nahtlose Integration
   Die Lösung sollte sich leicht mit bestehenden Systemen verbinden lassen – etwa mit ERPs, Bankkonten und Payment Hubs. Echtzeit-Datenintegration ist ein Plus.

2. Fortgeschrittene Funktionen
   Features wie Predictive Analytics, Szenariomodellierung und Echtzeit-Updates ermöglichen bessere Entscheidungen und eine bessere Planung.

3. Benutzerfreundlichkeit
   Die Oberfläche soll auch für Nutzer ohne tiefes Finanzwissen verständlich sein. Anpassbare Dashboards und klare Reports helfen, Insights breit im Unternehmen nutzbar zu machen.

4. Anpassbarkeit
   Jedes Unternehmen ist anders. Workflows, Dashboards und Reports sollten sich auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden lassen. Modulare Lösungen sind ideal, weil Funktionen schrittweise ausgebaut werden können.

5. Skalierbarkeit
   Die Lösung sollte mit dem Unternehmen wachsen – mehr Daten, zusätzliche Systeme, weitere Regionen.

6. Starker Support
   Ein erfahrener Anbieter mit gutem Support und Schulungsangeboten verkürzt die Einführungszeiten und hilft, das volle Potenzial der Lösung zu nutzen.

Wichtige Funktionen von Cashflow-Forecasting-Software

• Echtzeit-Datenautomation (Banksalden, ERP-Daten, Payment Hubs)

• Predictive Analytics auf Basis historischer Daten

• Skalierbare Infrastruktur

• Klare, teilbare Reports und Dashboards

• Hohe Anpassungsfähigkeit an Branche und Unternehmensstruktur

Bereit für automatisierte Cash-Forecasts mit Nomentia?

Die Automatisierung des Cash-Forecasts kann die Art verändern, wie Ihr Unternehmen Liquidität steuert, manuellen Aufwand reduziert und Entscheidungen verbessert. Bei der Auswahl einer Lösung sollten Sie insbesondere die Integrationsfähigkeit mit bestehenden Banken und Systemen, den Funktionsumfang, die Benutzerfreundlichkeit und das Supportniveau des Anbieters berücksichtigen.

Mit der Cash-Flow-Forecasting-Lösung von Nomentia erhalten Sie mehr als nur Software – Sie erhalten eine flexible, anpassbare Plattform, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Ob international aufgestelltes Unternehmen mit zahlreichen Systemen und Banken oder kleineres Unternehmen mit überschaubarer Struktur: Nomentia kann das Setup an Ihre Anforderungen anpassen.

Als langfristiger Partner bezieht Nomentia Kunden zudem in die Roadmap-Planung ein, um sicherzustellen, dass die Lösung auch künftige Anforderungen abdeckt.

Wenn Sie die Vorteile automatisierter Cash-Forecasts für Ihr Finance- oder Treasury-Team nutzen möchten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt für den nächsten Schritt – hin zu einem smarteren, effizienteren Cashflow-Management.