Deepdive: Wie Unternehmen ihr Aval-Management zentralisieren

Treasurer haben ein ambivalentes Verhältnis zu Garantien. Solange es nur wenige gibt, sind sie meist kein großes Thema – doch das ändert sich schlagartig, sobald Hunderte oder gar Tausende unterschiedlicher Garantien über mehrere Gesellschaften, Banken, Begünstigte, Länder und Rechtsräume hinweg verwaltet werden müssen. Ohne geeignete Tools kann dies schnell zu einem administrativen Albtraum werden.

Warum Garantien wichtig sind

Garantien erleichtern den Handel, indem sie Käufer oder Projektauftraggebern („Begünstigte“) zusichern, dass der Garantiegeber – in der Regel eine Bank oder Kreditversicherung – den Vertrag erfüllt, falls der Verkäufer oder Auftragnehmer („Antragsteller“) dazu nicht in der Lage ist.

Sie sind daher ein zentrales Instrument in vielen Branchen – von Bau und Anlagenmanagement über Produktion bis hin zu Handel und Dienstleistungen – und spielen in allen Phasen einer Geschäftsbeziehung eine Rolle:
vom Angebotsprozess über die Lieferung und Leistungserbringung bis zur Sicherstellung von Gewährleistungen.

Indem sich der Garantiegeber verpflichtet, den vereinbarten Betrag auf erste Anforderung zu zahlen, übernimmt er ein Risiko, das durch Garantiegebühren und Provisionen vergütet wird.
In der Regel gewähren Banken oder Kreditversicherer dabei nur eine bestimmte Garantielinie, also einen festgelegten Höchstbetrag, bis zu dem sie Risiken übernehmen.

Vor diesem Hintergrund ist klar:
Die Verwaltung großer Garantieportfolios ist anspruchsvoll.
Mehrere Kreditlinien bei verschiedenen Banken, zahlreiche Garantietypen und unterschiedliche Laufzeiten müssen fristgerecht bearbeitet und überwacht werden – ein komplexer, ressourcenintensiver Prozess.

Was versteht man unter Garantiemanagement?

Aval-Management umfasst die Verwaltung sämtlicher vom Unternehmen ausgestellter oder eingegangener Garantien. Eine Garantie dient dabei als Nachweis der Zuverlässigkeit und Bonität gegenüber Geschäftspartnern.

In der Regel wird sie über eine Bank als vermittelnde Instanz eingerichtet. Die Bank fungiert als Garantiegeber und überträgt so die Kreditwürdigkeit des Antragstellers auf sich selbst – ein Vorgang, der Vertrauen schafft und Transaktionen absichert.

Warum Unternehmen ihre Garantien aktiv verwalten müssen

Unternehmen, die regelmäßig vertragliche Verpflichtungen mit potenziellem finanziellem Risiko eingehen, benötigen einen klaren Überblick über alle damit verbundenen Garantien.

Finanz- und Treasury-Teams führen daher meist ein Garantiemanagement durch – häufig zunächst in Excel-Tabellen, um Laufzeiten, Beträge und Statusinformationen zu verfolgen.
Diese manuelle Arbeitsweise soll Transparenz und Kontrolle schaffen – stößt jedoch bei wachsender Komplexität schnell an ihre Grenzen.

Ein weiterer Aspekt des Trade-Finance-Bereichs ist die Risikominderung und die Vermeidung von Konflikten zwischen Handelspartnern:

• Käufer möchten sicherstellen, dass ihre Zahlung abgesichert ist, falls der Verkäufer seine Leistung nicht erbringt.

• Verkäufer wollen sich gegen Lieferketten- oder Zahlungsausfälle absichern.

Garantien ermöglichen beiden Seiten, Verträge mit größerer Sicherheit abzuschließen – und fördern damit den internationalen Handel.

Herausforderungen in traditionellen Prozessen

Traditionelles Aval-Management bedeutet vor allem eines:
Papierberge und Tabellen.

Jede Garantie wird manuell erfasst, aktualisiert und nachverfolgt.
Die Verantwortung ist meist dezentral organisiert – jede Tochtergesellschaft oder Geschäftseinheit pflegt eigene Verfahren. Das führt zu verteilten Datenbeständen, ineffizienten Abläufen und langen Kommunikationswegen.

Da mehrere interne und externe Stakeholder über den gesamten Lebenszyklus einer Garantie hinweg beteiligt sind, entstehen zahlreiche E-Mail-Ketten, Abstimmungen und Freigabeschleifen. Müssen sich mehrere Einheiten auf Garantien einigen oder die Konzernzentrale Garantien im Namen ihrer Tochtergesellschaften ausstellen, fehlt meist ein einheitlicher, transparenter Prozess.

Das Ergebnis – fehlende Übersicht, doppelte Arbeit, langsame Bearbeitung und erhöhtes Fehlerrisiko – ist ein Problem, das bei Unternehmen mit Dutzenden oder Tausenden Garantien pro Jahr schnell untragbar wird.

Gemeinsame Ziele im modernen Garantie-Management

Unternehmen, die ihre Garantieprozesse optimieren wollen, verfolgen typischerweise ähnliche Ziele:

1. Transparenz auf Konzernebene:
   Ein gruppenweiter Überblick über alle bestehenden Garantien – jederzeit und in Echtzeit.

2. Transparenz für Tochtergesellschaften:
   Subsidiaries sollen Garantien, die in ihrem Namen ausgestellt wurden, selbst einsehen und nachverfolgen können.

3. Kontrolle der Garantie-Exposure:
   Eine klare Darstellung der aktuell genutzten Kreditlinien sowie der noch verfügbaren Garantierahmen für zukünftige Anträge.

4. Interne Verrechnung von Garantiegebühren:
   Automatisierte Abrechnung von Gebühren und Provisionen, die mit den Garantien verbunden sind.

5. Zeitersparnis:
   Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Garantieprozesses – von der Antragstellung über die Bankfreigabe bis zur revisionssicheren Archivierung aller Unterlagen – mit Hilfe anpassbarer Workflows.

Das übergeordnete Ziel:
Effizienzsteigerung über den gesamten Garantielebenszyklus hinweg – vom Antrag bis zur Rückgabe.

Das Zielbild: Zentral, digital, transparent

Um diese Ziele zu erreichen, streben Unternehmen ein zentralisiertes, digitalisiertes Garantiemanagement an. Alle am Prozess beteiligten Personen – ob in der Konzernzentrale oder in Tochtergesellschaften – sollten auf ein und dasselbe System zugreifen können.

Über ein Rollen- und Berechtigungskonzept wird festgelegt, wer welche Garantien sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Änderungen, Freigaben und interne Kommunikation sollten innerhalb derselben Plattform erfolgen – nicht per E-Mail.

Das System sollte außerdem Übersichten über alle Garantien und deren Status liefern, einschließlich Aufgabenlisten, die anzeigen, wo Handlungsbedarf besteht.

Ein weiteres Kernziel ist die Standardisierung. Traditionell hat jede Bank ihre eigenen Garantieformulare, die unterschiedliche Angaben erfordern – ein erheblicher Zusatzaufwand. Digitale Systeme ermöglichen es dagegen, standardisierte Garantieformulare zu erstellen und an jede Bank zu übermitteln – unabhängig von deren individuellen Vorgaben.

So können Treasurer alle Anträge in einem einheitlichen, digitalen Formularformat erfassen und sparen wertvolle Zeit.

Ein moderner, digitaler Garantie-Management-Prozess

Der Zielzustand eines digitalen Garantie-Managements lässt sich vereinfacht wie folgt beschreiben:

1. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einer Tochtergesellschaft stellt im zentralen System einen Garantieantrag.

2. Eine andere Person – häufig im Group Treasury – erhält automatisch eine Benachrichtigung, prüft den Antrag und legt die Garantiegeber fest.

3. Anträge können genehmigt, abgelehnt, angepasst oder zur Ergänzung zurückgesendet werden.

4. Wird der Antrag genehmigt, wird er automatisch an die Bank weitergeleitet – im MT798-, MT761- oder MT760-Format bzw. über SWIFT FileAct.

5. Die Bank erstellt das Garantiezertifikat und sendet eine Bestätigung oder fordert zusätzliche Informationen an.

6. Die elektronischen Bankbestätigungen werden anschließend in das System importiert und mit dem ursprünglichen Antrag automatisch abgeglichen, um die Richtigkeit zu gewährleisten.

7. Sobald alles korrekt ist, kann der Prozess abgeschlossen werden. Der Begünstigte erhält das Originalzertifikat.

8. Intern wird eine Benachrichtigung ausgelöst, damit die Garantie überprüft, finalisiert und in die Berichte für Accounting, Group Treasury und Tochtergesellschaften übernommen wird.

Sobald eine Garantie ausgestellt wurde, entstehen gebührenrelevante Aufgaben.
Diese beinhalten die Aufschlüsselung der Garantiegebühren in verschiedene Klassen, um sie korrekt zu berechnen und zuzuordnen.

Die Differenzierung zwischen Ausstellungsgebühren, Änderungsgebühren und Mindestprovisionen ist der einfachere Teil. Externe Gebührenklassen helfen, die von Banken und Kreditversicherern in Rechnung gestellten Beträge zu überprüfen. Mit internen Gebührenklassen kann das Treasury anschließend feststellen, welche Beträge an Tochtergesellschaften weiterbelastet werden müssen.

Einmal automatisiert, reduziert dieser Prozess den Buchhaltungsaufwand erheblich – insbesondere bei der Abgrenzung und Verbuchung von Garantien – und ermöglicht dem Treasury, die Nutzung von Garantie-Linien direkt im System zu analysieren.

Das gewünschte Zielbild sieht außerdem vor, dass alle Garantien in den jeweiligen Lebenszyklusphasen nachvollzogen werden können. Damit ist jederzeit klar, welche Garantie sich in welchem Stadium befindet.

Ein weiterer Effizienzfaktor ist die Kommunikation:
Idealerweise erfolgt sie vollständig über dieselbe Plattform. So können Nutzer beispielsweise Kommentare direkt an einzelnen Garantien hinterlassen, während relevante Personen automatisch Benachrichtigungen erhalten, wenn sie aktiv werden müssen oder neue Informationen für sie relevant sind.

Zusatzfunktion: Gebührenmanagement & Rechnungsstellung

Einige Systeme – etwa Nomentia – bieten zusätzliche Erweiterungen für die Rechnungsstellung im Zusammenhang mit Garantien. Solche Module enthalten u. a. folgende Funktionen:

• Flexible, anpassbare Gebührenpläne, die nach externen, internen, pauschalen oder zeitabhängigen Gebühren differenzieren.

• Automatische Erstellung aller zugehörigen Berichte – ganz ohne manuelle Eingaben.

• Direkte Generierung fertiger Rechnungen, bereit zum Versand.

Vorteile einer Aval-Management-Software

Alle beschriebenen Prozessschritte eines modernen Garantie-Setups lassen sich mit Software zentral, automatisiert und transparent abbilden. Darüber hinaus bieten spezialisierte Lösungen wie Nomentia  zahlreiche weitere Vorteile:

• Zentrale Verwaltung aller Garantien in einer einzigen Plattform

• Automatisierung der Garantieprozesse durch individuell anpassbare Workflows

• Optimiertes Benutzer- und Aufgabenmanagement mit Benachrichtigungen, wenn Aktionen erforderlich sind

• Komplette Darstellung aller Garantiearten und Transaktionen, einschließlich Bürgschaften

• Umfassende Analysen und Berichte für schnelle Auswertungen von Garantiearten und genutzten Kreditlinien

• Intuitive, anpassbare Benutzeroberflächen zur einfachen Datenerfassung

• Dokumentenmanagement, um alle relevanten Unterlagen direkt an die jeweilige Garantie anzuhängen

• Zugriffsmöglichkeiten für Tochtergesellschaften, um Garantien einzusehen und bei Bedarf zu aktualisieren

• Berechnung und Verrechnung von Pauschal- und Laufzeitgebühren

• End-to-End-Audit-Trail für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Compliance

• Unterstützung von Vier-Augen-Prinzip, Sicherheits- und Kontinuitätsanforderungen

• Automatisierte interne Verrechnung zur Abbildung konzerninterner Garantien

Praxisbeispiele: Wie Unternehmen profitieren

Um den Nutzen solcher Optimierungen zu verdeutlichen, hier einige Beispiele aus der Praxis:

Bertelsmann SE & Co. KGaA
Als größter Medienkonzern Europas nutzt Bertelsmann Nomentia, um Rechnungen für Garantiegebühren und Provisionen vollständig automatisiert zu erstellen.
Dank der zentralisierten Datenhaltung und der automatisierten Erinnerungsfunktionen wurde der manuelle Aufwand im Treasury deutlich reduziert. Heute kann das Treasury-Team konzernweite Analysen aller Garantien erstellen und datenbasiert Entscheidungen treffen.

DNV GL
Das weltweit tätige Beratungs- und Softwareunternehmen in den Bereichen Maritime, Energie, Öl & Gas nutzt Nomentia, um Garantien zentral zu verwalten und den gesamten Lebenszyklus – von der Antragstellung bis zur Ausbuchung – digital abzubilden.
Dazu gehören auch Berichte über das gesamte Garantieportfolio sowie die damit verbundenen Gebühren. Im Rahmen eines Projekts 2022/2023 erweiterte DNV die Lösung um den gesamten Kommunikationsfluss mit Banken über SWIFT-MT-Nachrichten.

Fazit

Unternehmen mit großen Garantieportfolios, die noch auf Papierprozesse oder auf Excel setzen, haben viel Potenzial, ihre Abläufe zu optimieren. Die digitale, zentralisierte Verwaltung von Garantien über alle Gesellschaften hinweg spart Zeit, reduziert Risiken und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung.

Mit intelligenten Workflows, die alle relevanten Stakeholder einbinden, können Treasury- und Finance-Teams ihre Effizienz erheblich steigern. Viele Organisationen entscheiden sich deshalb für spezialisierte Garantie-Management-Software, um Kontrolle, Transparenz und Automatisierung zu maximieren.

Unser Tipp:
Sprechen Sie mit anderen Unternehmen oder direkt mit einem unserer Aval-Management-Experten – sie zeigen Ihnen, wie Sie Ihr bestehendes Setup modernisieren und optimal nutzen können.