Payment Hub Business Case: So überzeugen Sie CFO & Management

An jedem Morgen machen sich globale Treasury-Teams innerlich bereit für den Einschlag. Zahlungen sind über Dutzende Banken verteilt – jede mit eigenem Portal, eigenen Passwörtern und eigenen Freigabeprozessen. In einer Region werden Zahlungsanweisungen noch gefaxt. In einer anderen Region loggen sich Mitarbeitende manuell in mehrere Plattformen ein, nur um Cash-Positionen zu bestätigen. Keine zentrale Transparenz, keine Steuerung. Nur Chaos.

Die ERP-Systeme? Abgekoppelt. Salden zu verifizieren, ist ein manueller Marathon. Das Team loggt sich nacheinander in die Bankportale ein und setzt aus hunderten Konten ein Cash-Bild zusammen. Eine Zahl stimmt immer nicht. Ist es ein Fehler? Eine fehlende Transaktion? Eine verspätete Zahlung? Niemand weiß es genau.

Währenddessen steigen die Kosten weiter. Bankgebühren für jedes Konto. IT-Aufwand für jede neue Bankanbindung. Eine Zahlungsfreigabe dauert Stunden statt Minuten. Ein einfacher Abgleich? Mehrere Tage.

Dann der Beinahe-GAU. Eine einzige betrügerische Zahlung – versteckt unter tausenden legitimen Transaktionen – wäre fast durchgerutscht. Millionen beinahe verloren. Ein Glückstreffer in letzter Minute hat das Unternehmen gerettet. Diesmal.

Die Frage des Chief Financial Officers: Wie konnte das passieren?
Die eigentliche Frage lautet: Warum ist es nicht schon früher passiert?

Wie also könnten Treasury- oder Finance-Teams diese Situation besser steuern?

Rat vom Experten: Daniel Neubauer

Mit über drei Jahren Erfahrung als Senior Solution Manager bei Nomentia ist Daniel Neubauer ein ausgewiesener Experte für die Automatisierung von Finanzprozessen. Seine Kompetenz umfasst Bereiche wie Kreditorenprozesse (Accounts Payable), Cash Management, Payments, Collections und Dokumentenmanagement. Durch seinen Hintergrund in der Automatisierung und Optimierung von Finanzabläufen ist er der perfekte Ansprechpartner, wenn es um die Integration automatisierter Systeme im Zahlungsabgleich und im Zahlungsverkehr geht.

Die überlastete Treasurerin

Lena ist aus Leidenschaft in ihrem Fachbereich. Sie ist ins Treasury gegangen, weil sie gerne Probleme löst und Dinge reibungslos laufen lässt. Heute verbringt sie jedoch ihre Tage im Dauer-Feuerlöschen, während das Zahlungsvolumen immer weiter steigt: mehr Länder, mehr Währungen, mehr Dringlichkeit. Ihr Team? Gleich groß. Gleiche Tools.

Die Bankgebühren stapeln sich. Jedes neue Konto bedeutet zusätzliche Kosten. Einen weiteren Freigabeprozess. Noch ein Login, der verwaltet werden muss.

Die Regulierung zieht an, und KYC-Anforderungen sorgen für endlosen Papierkram. Eine abgelehnte Zahlung wegen Sanktionen in einem Land löst eine Compliance-Prüfung in einem anderen aus. Sie soll Schritt halten – ohne die Systeme, die sie dafür bräuchte.

Am schlimmsten: Sie hat keine echte Kontrolle. Die Zahlungslandschaft des Unternehmens ist ein Flickenteppich aus unterschiedlichen Banken, Portalen und regionalen Prozessen. Wenn sie ein Problem sieht, ist es in der Regel bereits eskaliert.

Sie hat mehrfach Alarm geschlagen. Die Risiken sind offensichtlich. Die Kosten steigen. Aber das Management hört nicht zu.

Denn solange die Zahlungen irgendwie durchgehen – wen interessiert, wie das im Hintergrund funktioniert?

Wie lässt sich das Payment-Setup verbessern?

Niemand stellt ein System in Frage, das nach außen hin funktioniert. Solange Lieferanten bezahlt werden und Cash auf den Konten ist, wendet sich das Management „größeren Themen“ zu.

Im Hintergrund jonglieren Treasury und Kreditorenbuchhaltung jedoch mit einer Vielzahl von Systemen, die über Jahre gewachsen sind. Akquisitionen haben neue Banken, neue Konten und neue Systeme gebracht – nie vollständig integriert. Regionale Teams haben eigene Wege gefunden, Zahlungen zu steuern. Heute gleicht kein Prozess dem anderen.

Das ist ineffizient. Es ist teuer. Und es ist ein Risiko.

Ein einmal vergessener Sanktionscheck – und eine kritische Zahlung ist endgültig verloren. Ein übersehenes Konto bei einer übernommenen Bank – und Sie haben eine offene Flanke für Betrug. Eine fehlgeschlagene Zahlung – und eine wichtige Lieferung verzögert sich. Wenn etwas bricht, ist es selten eine Kleinigkeit.

Treasurer sehen die Risse im System als erste. Aber solange nichts sichtbar eskaliert, hört ihnen niemand zu.

Der Fehler: Treasurer verkaufen sich unter Wert

Manche Treasurer sehen das Problem klar – zögern aber, den Wandel konsequent einzufordern. Schließlich bedeutet das zunächst mehr Arbeit.

Also bleiben sie im operativen Klein-Klein. Sie genehmigen Zahlungen. Jagen Fehlern hinterher. Loggen sich in Bankportale ein, als wäre immer noch 2009. Ein gutes Jahr – aber doch eine Weile her.

Dabei geht es im Treasury nicht darum, Knöpfe zu drücken. Es geht darum, Risiken zu steuern. Cash zu optimieren. Effizienz im Zahlungsverkehr zu erhöhen. Ein Treasurer, der sich für einen intelligenteren, besser kontrollierten Zahlungsprozess einsetzt, sorgt am Ende dafür, dass er seine Zeit auf wertschöpfende Aufgaben verwenden kann.

So zeigt er erst, wie wertvoll diese Funktion tatsächlich ist.

Wie überzeugen Sie den CFO mit einem verlässlichen Business Case?

Schritt 1: In Zahlen und ROI argumentieren

Entscheidungen auf oberster Ebene drehen sich um Kosten, Risiken und Rendite. Auswirkungen müssen in Zahlen übersetzt werden.

• Weniger Bankkonten = niedrigere Gebühren.
  Das Schließen redundanter Konten spart unmittelbar Geld.

• Schnellere, standardisierte Prozesse = geringere operative Kosten.
  Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, kleinere Teams, die dennoch mehr Volumen bewältigen können.

• Bessere IT-Integration = weniger Ineffizienzen.
  Keine Zeitverschwendung mehr durch das Einloggen in zahllose Bankportale.

Wer Unterstützung möchte, muss die Rechnung aufmachen: Einsparungen schätzen, ROI berechnen und zeigen, dass sich ein Payment Hub selbst trägt.

Schritt 2: Compliance und Risikoreduktion in den Fokus rücken

Aufsichtsbehörden interessiert es nicht, ob das Treasury überlastet ist. Ein verpasster Sanktionscheck, der zu einer eingefrorenen Zahlung führt, oder eine betrügerische Transaktion – das kann Millionen kosten.

Ein Payment Hub:

• Stoppt Betrug, bevor er passiert.
  Zentrale Kontrollen machen es deutlich schwerer, unautorisierte Zahlungen unbemerkt durchzubringen.

• Verhindert teure Compliance-Fehler.
  Automatisierte Prüfungen stellen sicher, dass Zahlungen nicht auffällig werden – oder gar blockiert werden.

Chief Financial Officers mögen keine Überraschungen. Ein Payment Hub sorgt dafür, dass Treasury oder Accounts Payable nicht zur nächsten unangenehmen Schlagzeile werden.

Die Rückeroberung der Kontrolle: Die neue Realität der Treasurerin

Lena hat früher vor allem Brände gelöscht. Zu viele Zahlungen, zu viele Banken, zu wenig Kontrolle. Sie hat die Risiken, Verschwendung und Ineffizienzen klar gesehen – aber kaum jemand nahm die Dringlichkeit ernst. Denn solange die Zahlungen liefen, war die Unordnung im Prozess unsichtbar.

Heute? Hört man genauer hin.

• Zahlungen laufen reibungslos.
  Kein Einloggen mehr in endlose Portale, keine manuellen Workarounds. Zahlungsdateien werden systemübergreifend automatisiert verarbeitet.

• Ein einziger, standardisierter Prozess ersetzt das Chaos.
  Weniger Fehler. Schnellere Abstimmungen. Eine einheitliche Arbeitsweise – überall.

• Bankkonten wurden geschlossen. Gebühren eliminiert.
  Das Unternehmen arbeitet nun mit der Hälfte der Konten von früher. Die Einsparungen allein haben die Investition gerechtfertigt.

• Compliance ist kein Afterthought mehr.
  Sie ist von Anfang an eingebaut. Zahlungen werden nicht mehr aufgrund übersehener Sanktionen eingefroren. Audits werden nicht zu Feuerwehreinsätzen.

• Fraud-Detection-Tools erkennen Auffälligkeiten leise im Hintergrund, bevor sie zum Problem werden.
  Kein Treasury-Team möchte das sein, das eine betrügerische Zahlung übersehen hat. Mit einem Payment Hub muss es sich darüber deutlich weniger Sorgen machen.

Doch Lenas Job ist nicht erledigt – er hat sich verändert. Statt Zahlungen hinterherzulaufen, nutzt sie Echtzeitdaten, um bessere Finanzierungs- und Liquiditätsentscheidungen zu treffen. Sie managt Risiken proaktiv und schützt das Unternehmen vor Betrug und operativen Blind Spots. Sie treibt die Strategie voran und unterstützt das Management bei Entscheidungen: mit welchen Banken das Unternehmen arbeitet, wo Zahlungen zentralisiert werden und wie Kosten gesenkt werden können, ohne Risiken zu erhöhen.

Sie hat sich nicht „wegautomatisiert“. Sie hat den Lärm automatisiert – um endlich die Aufgaben erledigen zu können, die wirklich zählen.

Die eigentliche Frage: Sind Sie bereit für die Arbeit nach der Entscheidung? 

Die Zustimmung des Chief Financial Officers zu gewinnen, war der erste Schritt. Die Einführung des Payment Hubs ist der zweite. Aber echte Transformation endet nicht mit dem Go-Live. Lenas Team bearbeitet nicht nur Zahlungen schneller. Es hat die Rolle des Treasuries neu definiert.

Die größte Veränderung? Treasury steckt nicht mehr in der reinen Ausführung fest. Es übernimmt die Führung.

• Sie treffen bessere Liquiditätsentscheidungen auf Basis von Echtzeitinformationen.

• Sie beraten das Management in den Bereichen Bankstrategie, Kostenreduzierung und Risikominimierung.

• Sie gestalten einen Zahlungsbereich, der das Wachstum des Unternehmens unterstützt – nicht nur dessen Überleben.

Die Schlussfrage ist also: Sind Sie bereit, das Feuerlöschen hinter sich zu lassen – und stattdessen etwas Besseres aufzubauen?