Digitales Avalmanagement in der Praxis

„Dreihundertfünfundsiebzigtausend,dreiunddreißig Schweizer Franken“ – wer selbst mit Avalmanagement zu tun hat, weiß, dass Avalbeträge häufig noch immer in Worten ausgeschrieben werden müssen. Darüber hinaus verbringen Treasurer viel Zeit mit den komplexen Anträgen, um zahlreiche Kreuze korrekt zu setzen und Adressen richtig zu übertragen. Fehlertoleranz gleich Null.

Was ist Avalmanagement?

Ein Aval ist eine Zusage eines Finanzinstituts, die den Begünstigten im Falle eines Ausfalls oder Verstoß einer vertraglichen Verpflichtung absichert. Der Garantiegeber (z. B. die Bank) verpflichtet sich, den Begünstigten zu bezahlen, wenn die andere Partei ihren Verpflichtungen zur Begleichung der Zahlung nicht nachkommt.

Avalmanagement ist ein detailverliebtes Fachgebiet, für das ein geschultes Auge, hohe Konzentration und viel Fleißarbeit Voraussetzung sind. In einem Konzern betrifft das häufig mehrere Gesellschaften und damit zahlreiche Akteure und Parteien.

Herausforderungen beim Avalmanagement

Wenn eine Gesellschaft ein Aval benötigt, vergehen daher oft mehrere Tage mit regem Abstimmungsbedarf bis schließlich die Bankgarantie vorliegt. In diesen langwierigen Abstimmungsprozessen ist es schon erfreulich, wenn der Kollege nach der fünften Email zum Hörer greift und persönlich nachfragt – effizienter wird das Verfahren dadurch aber nicht. Doppelte Datenerfassungen sind keine Seltenheit, was allen Beteiligten viel Zeit kostet und die Fehlerquote hebt. Und wenn hohe Beträge mehrere Freigabestufen erforderlich machen, kommen Compliance-Checks und damit noch längere Wartezeiten hinzu.

Digitalisierung des Avalmanagements mit Treasury-Workflows

Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich von dieser Zettelwirtschaft verabschieden und Ihre Aval-Prozesse so umfassend wie möglich digitalisieren. Angefangen bei der Beantragung eines Avals über die Genehmigung und den Versand bis hin zur Dokumentenausstellung. Papierhafte Anträge, die innerhalb des Konzerns herumgereicht und später per Fax, Email oder Post an die Bank geschickt werden, würden damit der Vergangenheit angehören.

Ein digitalisierter Avalprozess und ein maßgeschneidertes Workflowmanagement ermöglichen: Reduzierung der Durchlaufzeiten, verabschieden Sie sich von mühsamer Tipparbeit und gewinnen Sie mehr Zeit für Analysen. Im folgenden Fallbeispiel erfahren Sie, wie das in der Praxis aussehen kann.

Digitalisiertes Avalmanagemet: Eine Case Study

Benötigt eine Tochtergesellschaft ein Aval, gibt sie ihren Antrag über ein standardisiertes Formular direkt in Nomentia ein. Über das Workflowmodul wird das Group Treasury automatisch von der Avalanfrage informiert und entscheidet im nächsten Schritt, ob diese bearbeitet werden soll. Wird der Antrag zur Bearbeitung freigegeben, kann der zuständige Treasurer direkt in Nomentia die entsprechende Bank oder Kreditversicherung auswählen, die das Aval ausstellen soll. Je nach verhandeltem Avalrahmen justiert das Group Treasury an dieser Stelle auch schon den idealen Ausnutzungsgrad und steuert die Geschäftsverteilung an die Banken.

Formular für die dezentrale Beantragung eines Avals durch Tochtergesellschaften: Eindeutige Feldbezeichnungen und Pflichtfelder sorgen schon im ersten Arbeitsschritt für eine vollständige Informationslage.

Standardisierung des Prozesses bei der Verwaltung von Avalen bei verschiedenen Banken

Jede Bank gibt eigene Formulare heraus, die individuell bearbeitet werden müssen. Da sich die benötigten Informationen für einen Avalantrag von Bank zu Bank kaum unterscheiden, ist diese Komplexität eigentlich nicht notwendig. Deswegen haben wir ein standardisiertes Formular entwickelt, das in Nomentia bereits mit Ihren Stammdaten vorgefüllt wird und nur noch für das jeweilige Aval vervollständigt werden muss. Besonders praktisch: Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen ist bei diesem Verfahren nicht notwendig, da Sie den Antrag digital unterzeichnen und mit einem Klick direkt aus Nomentia heraus per Email an die Bank versenden können.

Der Prozess im Überblick: Von der dezentralen Beantragung durch die Tochtergesellschaften bis zur Auswertung – der gesamte Prozess kann mit Nomentia gesteuert und nachvollzogen werden.

Die Zukunft sieht sogar noch eleganter aus: Für Bankavale werden schon bald MT798-Formate in Nomentia generiert, die das System über SWIFT FileAct an die Bank weiterleitet. Retour werden die elektronischen Bankbestätigungen eingelesen und zur Sicherheit mit dem Avalantrag abgeglichen. Passt alles, ist der Prozess mit wenigen Klicks fertiggestellt.

Urkunde für Konzernavale

Auch Konzernavale können in Nomentia beantragt und sogar ausgestellt werden. Ist der Avalzweck abgestimmt und der Konzern-interne Bürge definiert, fehlt nur noch die Urkunde. Um auch diese digital erstellen zu können, wird der Avaltext dynamisch in Nomentia mit den bereits erfassten Avaldetails erzeugt. Diese Automatisierung erspart allen Beteiligten wichtige Zeit und Abstimmungsschritte. Das zentrale Treasury benötigt nur noch wenige Klick statt vieler Handgriffe, um die Urkunden auszustellen. Dank des Workflows und der standardisierten Formulare samt Kommentarfunktion haben sich Rückfragen im gesamten Beantragungsprozess deutlich reduziert. Manuelles Nacharbeiten ist nicht notwendig.

Gebührenabrechnung und Analyseberichte

Ist das Aval einmal ausgestellt, geht es an die Abrechnung. Dafür werden die Avalgebühren in Gebührenklassen eingeteilt, um in Nomentia berechnet und zugeordnet werden zu können. Ausstellungs- und Änderungsgebühr sowie Mindestprovisionen lassen sich so klar voneinander unterscheiden. Mithilfe externer Gebührenklassen können die verrechneten Gebühren von Banken und Kreditversicherungen kontrolliert werden. Und dank der internen Gebührenklassen kann das Group Treasury auf einen Blick sehen, welche Beträge den verpflichteten Tochtergesellschaften weiterzubelasten sind. Ermöglicht wird das durch übersichtliche Berichte. Die Buchhaltung darf sich damit über eine erhebliche Arbeitserleichterung bei der Verbuchung und Abgrenzung freuen und die Treasury-Abteilung kann die Ausnutzung der Linien direkt in Nomentia analysieren. Einer der vielen Vorteile von digitalisiertem Avalmanagement.

Berichte zu Avalgebühren und Linienausnutzung Der größte Vorteil der Digitalisierung zeigt sich am Ende des Prozesses: Durch die vollständige Datenlage können alle relevanten Informationen und Berechnungen direkt in TIP abgerufen werden.

Mehr Transparenz & 100% konformes Avalmanagement

Personenunabhängigkeit und die Compliance von Richtlinien sind häufig die wesentlichen Argumente, um über eine neue Systemlösung für das Avalmanagement nachzudenken. Freigabestufen und Stellvertretungsregelungen müssen klar definiert sein und auch eingehalten werden. Außerdem braucht das Group Treasury eine genaue Prozessdokumentation, um im Nachhinein Sachverhalte nachvollziehen zu können. In Nomentia durchläuft jeder Avalantrag im Workflowmodul verschiedene Status mit konkreten Aufgaben. Außerdem können die beteiligten Parteien in jedem Status Kommentare für den jeweiligen Antrag erfassen. So kann die Frage „Wer hat wann was gemacht und warum?“ jederzeit eindeutig beantwortet werden und es ist klar ersichtlich, wo ein Antrag gerade im Prozess hängt und welche Aufgabe von wem zu erledigen ist.

Audit-Trail und ToDo-Liste im Workflowmodul: Muss der Avalantrag noch genehmigt werden oder liegt der Antrag schon bei der Bank zur Urkundenausstellung? Diese Fragen sind mithilfe des Workflowmoduls leicht zu beantworten und beschleunigen den reibungslaufen Ablauf.

Digitalisierte Dokumentenablage

Mit einem digitalisierten Dokumenten-Management können Treasurer sämtliche Unterlagen zum Grundgeschäft und die Urkundenkopie direkt am Datensatz ablegen und jederzeit schnell abrufen. Die Archivierung unterstützt auch Treasurer bei der Sicherstellung der Compliance.

Dokumentenverwaltung am Avaldatensatz

Fazit

Das digitalisierte Avalmanagement vereinfacht den mühsamen und manuellen Avalmanagementprozess erheblich. Selbstverständlich braucht es nach wie vor die Expertise fachkundiger Treasurer, aber die mühsamen Abstimmungsschleifen und das manuelle Bearbeiten zahlreicher Formulare und Urkunden gehören mit Nomentia Guarantee Management der Vergangenheit an. Schaffen Sie sich eine konzernweite Datenbank für Konzern- und Bankavale mit vollständig digitaler Dokumentenablage, die ein Reporting ermöglicht.

Das Nomentia Guarantee Management im Überblick