Bertelsmann

Automatisiert und dezentral: Konzernavale einfach verwalten.

 
 

Über Bertelsmann SE & Co. KGaA

Die Bertelsmann SE & Co. KGaA ist der größte Medienkonzern in Europa. Zum Konzern gehören die fünf Unternehmensbereiche Gruner + Jahr, die RTL Group, die Verlagsgruppe Penguin Random House, Arvato und die Bertelsmann Printing Group. Der Konzern beschäftigt rund 112.000 Mitarbeiter, die jährlich einen Umsatz von über 16 Mrd. Euro erwirtschaften.

Herausforderung

Für die Avalverwaltung wurde eine Access-Lösung verwendet, die in der Zentrale mit hohem Aufwand gepflegt werden musste. Diese sollte auf eine dezentrale Basis gehoben werden, um das Eintragen der Avale von allen Tochtergesellschaften direkt in ein webbasiertes System zu ermöglichen. Dieses sollte außerdem einfache Abläufe automatisieren können, um den Arbeitsaufwand weiter zu verringern. Dazu gehörte auch die Anforderung, Rechnungen für Avalgebühren und -provisionen direkt aus dem System heraus erstellen zu können.

Lösung

TIP konnte mit seinem Avalmodul überzeugen, das im Rahmen dieses Projekts weiter ausgebaut und optimiert wurde. Die Pflege von Avalstammdaten ist dem zentralen Treasury vorbehalten. Die aktuellen Avalvalutierungen werden quartalsweise von den Tochtergesellschaften erfasst und bestätigt. Zusätzlich werden die Töchter über einen automatisierten E-Mail-Versand an Ihre Erfassungspflicht erinnert, sollten bestimmte Daten nicht zu bestimmten Stichtagen aktualisiert worden sein. Die Avalnummern werden nach einer festgelegten Methodik automatisiert vergeben. Die Gebührenabrechnung erfolgt quartalsweise nach der Anlage des Avals, während die Rechnungserstellung für die Provisionsabrechnung in zuvor im System festgelegten Intervallen durchgeführt wird.

“We save valuable time every month due to the simple data management and the automated issuing of invoices.”

Christian Melcher
Senior Vice President International Corporate Treasury & Finance, Bertelsmann SE & Co. KGaA

Ergebnisse

  • Quartalsweise Zeitersparnis durch die automatisierte Rechnungserstellung für Avalgebühren und -provisionen.
  • Weniger Belastung für das Treasury durch Datenpflege der Tochtergesellschaften und automatisierte Abläufe in Bezug auf „Reminder“ zur Datenerfassung.
  • Lückenlose Erfassung der internen Avallandschaft.
  • Weitreichende Auswertungsmöglichkeiten.

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