Kassaennustaminen ja kohtalokkaat virheet – hyvästit taulukko-ohjelmille

kategoria kassaennustaminen

by Susanna Collan-Karikoski

lukuaika 3 min

Kassaennustaminen ja hyvästit taulukko-ohjelmille

Kassaennustaminen tarkoittaa menojen ja tulojen laskemista ja taulukoimista tulevaisuuteen. Kassaennustamisessa kyse on siis siitä, riittävätkö yrityksen rahat palkkojen, lainojen ja laskujen maksamiseen niillä varoilla, joita kertyy yrityksen tuloista.

Kassaennustamisen tavoitteena on nähdä tuloslaskelmaa syvemmälle yrityksen likviditeettiin. Kannattavakin yritys voi kohdata kassakriisin.

Moni yritys luottaa kassaennustamisessa perinteiseen taulukko-ohjelmaan

Yksinkertaisimmillaan kassaennuste on taulukko, johon päivän, viikon tai kuukauden tuloja kirjataan ja vapaa käyttöpääoma allokoidaan optimaalisimmalla tavalla. Yllättävän suuretkin yritykset ennustavat kassavirtojaan tällä tavalla.

Vuonna 2019 tehdyn tutkimuksen mukaan 43 % yrityksistä luotti taulukko-ohjelmaan ennustaessaan kassavirtojaan. Monimutkaisenkin tytäryhtiöhimmelin pankkitilit on mahdollista ennustaa pitkälle tulevaisuuteen manuaalisen taulukko-ohjelman avulla. Tämä kuitenkin muodostaa operatiivisen riskin, sillä taulukoita täyttää ihminen.

Suurin osa taulukoista sisältää virheitä. Miksi niitä silti käytetään?

European Spreadsheet Risks Interest Groupin mukaan 94 % taulukoista sisältää virheitä, jotka vaikuttavat kassaennustamiseen. Arvioitaessa kassaennustamisen ohjelmistoon investoimista kannattaa muistaa, mitä pahimmillaan seuraa siitä, että kassaennustaminen tehdään käsin. Mitä jos kassaennusteen virheen arvo on kymmenkertainen maksuliikenteestä vastaavan tiimin palkkakustannuksiin?

Kysymys kuuluukin, miksi ihmeessä niin monessa yrityksessä ollaan valmiita ottamaan riski ja luotetaan manuaaliseen taulukko-ohjelmaan, vaikka kyseessä on näin kriittinen liiketoiminnan osa?

Taulukon etuna matala hinta mutta minkä kustannuksella?

Vastaus on ilmiselvä. Taulukko-ohjelmat ovat edullisia, helppokäyttöisiä ja joustavia. Kassaennustaminen on periaatteessa hyvin yksinkertaista eikä vaadi kuin nelilaskentaa. Yksinkertaisuus lienee suurin syy, miksi jopa voimakasta kasvua tavoittelevat yritykset luottavat taulukko-ohjelman ylivertaisuuteen kassaennustamisessa.

Taulukko-ohjelma ei kuitenkaan muista eikä huomauta, mikäli kassaennustetta tekevä työntekijä jättää taulukosta nollan, kolme nollaa tai vaikka kymmenen nollaa pois. Se ei myöskään osaa ottaa kantaa siihen, onko jokin numero plus- vai miinusmerkkinen, puuttuuko taulukosta kokonainen luku, mitä valuuttaa mikäkin luku edustaa ja onko se listattu oikealle kustannuspaikalle.

Yksinkertaisen taulukon täyttämiseen tarvitaan siis yliluonnolliset taidot omaava työntekijä, mikäli halutaan luottaa siihen, että virheitä ei satu. Fakta on, että ihmisille sattuu virheitä.

Tyypillistä on, että kassaennustamiseen käytettävä taulukkopohja on ollut yrityksen käytössä vuosia. Samaa taulukkoa on täytetty päivittäin vuodesta toiseen, vaikka taulukon alkuperäinen luoja on vaihtanut työpaikkaa jo aikoja sitten.

Parhaimmillaan yhdelläkään taulukkoa täyttävällä ihmisellä ei ole hajuakaan siitä, miten laskentakaava tai makrot taulukossa toimivat, eikä kukaan ole vastuussa taulukon ylläpidosta ja laskentakaavan tarkastamisesta. Koko kassaennustaminen on sen varassa, että taulukko ei mene rikki. Auts!

Ohjelmistojen ongelmana ollut korkea hinta ja liikaa ominaisuuksia PK-yrityksen käyttöön

Taulukoiden käyttö riskeistä huolimatta johtuu siitä, että vaihtoehto koetaan yleisesti kalliiksi. Kassaennustaminen taulukko-ohjelman avulla on melkein ilmaista verrattuna kassanhallinnan ohjelmistoon investoimiseen. Lisäksi monissa yrityksissä koetaan, että kassanhallinnan ohjelmistot sisältävät tarpeettoman paljon ominaisuuksia. Näistä taas ei olla halukkaita maksamaan. Näin on erityisesti PK-yrityksissä, joissa kassanhallinnan ohjelmistot koetaan enemmän globaalien suuryritysten tai vähintäänkin pörssilistattujen yritysten käyttöön tarkoitetuiksi ohjelmistoiksi. Saatetaan ajatella, että jos käytössä ei ole ERP: ia eikä ostolaskujen käsittelyyn tarkoitettua ohjelmistoakaan, on ”liian aikaista” hankkia ohjelmisto avuksi kassaennustamiseen.

Ratkaisu ikuisuusongelmaan – vaihda taulukot modulaariseen ratkaisuun

Pilvipalveluiden aikakaudella hinta ei enää muodosta estettä taulukoiden heittämiselle romukoppaan. Pilvipalvelut mahdollistavat myös ohjelmistojen modulaarisen SaaS-rakenteen.

Modulaarisessa rakenteessa asiakas maksaa vain siitä, mitä tarvitsee ja käyttää. Näin ollen hinta ja tarpeettomat ominaisuudet eivät enää ole syitä luottaa taulukko-ohjelmaan kassaennustamisessa.

Aika on rahaa, sanotaan. Vaihtamalla taulukot kassaennustamisen ohjelmistoon, kuluissa säästyy kaikki se aika, joka on työtunteina käytetty taulukoiden täyttämiseen, tarkastamiseen, tallentamiseen, etsimiseen ja lähettämiseen.

Tärkein muutos lienee kuitenkin sen riskin poistuminen, jonka manuaalinen ihmisen tekemä työ muodostaa. Kassaennustamisessa virheet voivat olla kohtalokkaita. Kun pelissä on yrityksen maine, taloudelliset tappiot ja jopa sanktiot, on aika tehdä ratkaiseva muutos ja vaihtaa taulukot moderniin, luotettavaan ratkaisuun.

Esimerkkejä kohtalokkaista kassaennustamisen virheistä

Voitto supistui 20 % taulukkovirheen takia

Jälleenmyyjä, jonka toimiala kuuluu virkistysjuomien vähittäiskauppaan, kertoi voittonsa supistuvan 20 % odotetusta £70 miljoonan voitosta. Syyksi esitettiin £5,2 miljoonan heitto £14 miljoonan aluperäisestä summasta. Heitto johtui kassaennustamisen virheestä taulukossa.

30 miljoonan punnan verovelka unohtui kuukausibudjetista

21.3.2019 The Guardian raportoi yrityksestä, joka antoi tulosvaroituksen ja kertoi keräävänsä varoja myymällä osakkeitaan. Yhtiö kertoi pörssi-ilmoituksessaan keräävänsä £125 miljoonaa järjestämällä osakeannin. Kerätyt varat yhtiö ilmoitti käyttävänsä verojen, lainan ja viivästyskorkojen maksamiseen. Kävi ilmi, että yhtiöllä oli £30 miljoonaa veroja rästissä. Yhtiö syytti tulosvaroituksesta laskuvirhettä ja lopulta joutui myöntämään, että se oli unohtanut kuukausibudjetista 30 miljoonaa puntaa verojen maksamista varten. Yrityksen johtaja kertoi myöhemmin, että yrityksellä ei ollut käytössään ”systeemejä” ja kontrolleja ja virhe pääsi tapahtumaan.

Nämä esimerkit ovat ehkä poikkeuksellisia virheiden mittakaavan vuoksi, mutta ne kuvaavat hyvin sitä, kuinka haavoittuvainen yritys on, jos se luottaa kassaennustamisessaan vain taulukko-ohjelmaan. Virhe voi sattua missä tahansa yrityksessä, missä tahansa taloustiimissä ja kenelle tahansa.

Eroon virheistä ja riskeistä heittämällä taulukot romukoppaan

Manuaalisen kassaennustamisen riskeistä ja inhimillisistä virheistä on helppo päästä eroon. Kassaennustamiseen suunniteltu ohjelmisto on sijoitus, joka ei vain poista virheitä vaan myös vapauttaa taloustiimisi työntekijät tuottavampiin tehtäviin.

Nomentia Liquidityn avulla kohti modernia kassaennustamista

Nomentian Liquidity-ominaisuuden avulla teet lyhyen ja pitkän aikavälin kassaennusteet, seuraat kassavirtoja ja lajittelet niitä dimensioihin (valuutat, tilit, yhtiöt).

Raportointityökalun avulla saat tuotettua joustavasti kassaennustamisen raportteja. Liquidity on osa Cash Management -kassanhallintajärjestelmää. Lue lisää Nomentian ratkaisusta täältä. Nomentian Liquidity-moduulin ominaisuuksiin voit tutustua täällä.

Kassaennustamisesta voi lukea lisää Nomentian blogista täällä ja täällä.

 

 

We’d love to meet you!

Have you explored our solutions and you’ve found them interesting? We’d love to meet you and show you more!
Contact us

Hyper modular

Nomentia has a hyper modular approach. Take only the solutions that you need and integrate them into your existing technology stack.

Connect with your banks easily

We help you to connect with over 10 800 banks globally through host-to-host, SWIFT, and local connections.