Helen

Tidigare prognostiserade Helen Ltd bara reskontra och större kommande händelser på daglig basis. Efterhand blev det uppenbart att bolagets kortsiktiga kassaflödeshantering och prognoser behövde bli mer exakta. Ett behov som bara har blivit större i och med coronakrisen.

Som tur är hade Helen Ltd redan hunnit använda CashForecast-lösningen i sex månader innan den globala krisen slog till.

Helen Ltd verkar främst inom produktion av el, fjärrvärme och fjärrkyla, samt energidistribution och -försäljning. Bolaget, som ägs av Helsingfors stad, är en av Finlands största energikoncerner med över en halv miljon kunder.

Den pågående coronapandemin påverkar hela jordens befolkning. Hur ser man på krisen på ekonomiavdelningen hos ett stort energibolag? Vilken typ av satsningar är mest effektiva när de operativa förutsättningarna förändras drastiskt? 

De bästa verktygen för effektiv ekonomihantering under coronakrisen

Helen Ltd verkar främst inom produktion av el, fjärrvärme och fjärrkyla, samt energidistribution och -försäljning. Bolaget, som ägs av Helsingfors stad, är en av Finlands största energikoncerner med över en halv miljon kunder.

Den pågående coronapandemin påverkar hela jordens befolkning. Hur ser man på krisen på ekonomiavdelningen hos ett stort energibolag? Vilken typ av satsningar är mest effektiva när de operativa förutsättningarna förändras drastiskt? 

De bästa verktygen för effektiv ekonomihantering under coronakrisen

Revisionsspecialisten Antti Hänninen tar emot samtalet i sitt vardagsrum. Han jobbar hemifrån, precis som hela ekonomiavdelningen. Allt som kan skötas på distans görs på nätet eller via telefon. – Arbetsbördan har ökat. Det är fler fakturor än tidigare som behöver gås igenom, berättar Antti Hänninen. – Cash management har också fått större betydelse. Vi följer utvecklingen mycket mer intensivt nu. Månatliga rapporter och prognoser räcker inte längre. Företagets kassaflöde bevakas på veckobasis eller till och med dagligen.

En viktig del av Antti Hänninens arbete är att förbättra processer. Hösten 2019 var ett av förbättringsprojekten att automatisera bolagets cash management och kortsiktiga kassaflödesprognostisering genom att implementera lösningen Analyste CashForecast.

”Vi implementerade CashForecast i rätt tid.”

Tidigare prognostiserade Helen Ltd bara reskontra och större kommande händelser på daglig basis. Efterhand blev det uppenbart att bolagets kortsiktiga kassaflödeshantering och prognoser behövde bli mer exakta. Ett behov som bara har blivit större i och med coronakrisen.

Som tur är hade Helen Ltd redan hunnit använda CashForecast-lösningen i sex månader innan den globala krisen slog till. Ekonomiavdelningen reagerade genom att sammankalla en grupp experter från olika avdelningar inom företaget. Samtliga hade goda kunskaper om sina respektive sektorers kassaflöden och vad som kunde påverka dem. Gruppen kunde snabbt och korrekt ange exakt vilken typ av data som behövde samlas in i den här helt nya situationen.

Den snabba förändringstakten har betytt mer arbete i början. – Just nu är våra cykler på väg att stabiliseras och CashForecast-lösningen är en naturlig del av vårt dagliga arbete. Inom moderbolaget är förändringsarbetet i det närmaste slutfört. Nu väntar samma process inom våra dotterbolag.

Ett väl fungerande system är avgörande vid distansarbete

– De datamängder som jag laddar upp i CashForecast nu är mycket större än tidigare. Det är skönt att det mesta överförs automatiskt. Det minimerar även risken för fel, säger Antti Hänninen. Dessutom är SaaS-lösningens tillförlitlighet ytterligare ett plus under de här exceptionella omständigheterna.

– Nu när alla jobbar hemifrån skulle ett större och tyngre system sannolikt ha gått långsammare. CashForecast har fungerat perfekt.

Helen Ltd har på kort tid fått stor erfarenhet av finansiell förvaltning i kris. Antti Hänninen delar med sig av sina värdefulla lärdomar.

De bästa tipsen för att hantera en kris:

Lär av olika avdelningar. Datamängderna måste öka, men det tjänar ingenting till att samla in data slumpmässigt. De som hanterar kassaflödet på olika avdelningar eller enheter har stor kunskap om hur en kris kan påverka dem och vad som behöver bevakas. Lyssna på dem och utarbeta en handlingsplan tillsammans.
Säkerställ att dina verktyg snabbt kan anpassas till nya situationer. När mängden data som samlas in ökar är det bästa verktyget det som är mest automatiserat. En annan viktig faktor är snabb anpassningsförmåga och skalbarhet. Implementera inte en helt ny lösning mitt i krisen. Rätt tid för köp är när arbetssituationen är tillräckligt stabiliserad. Hur kan du öka automatiseringen i ditt nuvarande system?
Var observant och bättre förberedd. Vi går igenom den första globala krisen under vår livstid och ingen var förberedd på det som skulle komma. I framtiden behöver vi vara observanta även på små varningssignaler. Konsekvensanalyser måste inledas när en potentiell kris fortfarande är liten och lokal. Hur skulle riskhanteringen kunna bli bättre inom ditt företag?