Betalningsekosystemet har vuxit successivt under de senaste åren. När vi genomförde undersökningar år 2021 fann vi att över 80% av företagsledarna prioriterar att utveckla sin cash management och betalningseffektivitet, och maximera sin kassaflödeslikviditet.
Samtida marknadstrender, såsom automatisering av betalningar, utveckling av ett integrerat teknologiskt ramverk, efterlevnad av regelverk och det framväxande behovet att förhindra betalningsbedrägerier har alla varit drivkrafter för företag att implementera ett betalningsnav. Betalningsnav har även genomgått en tid av förändring för att kunna bemöta användarnas behov av bättre anslutning, förbättrad säkerhet och mer insyn i kassapositioner.
Även om övergången till ett betalningsnav är en komplex process är investeringen väl värd fördelarna. I denna artikel går vi igenom vad ett betalningsnav är, dess huvudsakliga funktioner, fördelarna med att använda betalningsnav och vikten av att förebygga bedrägerier.
Vad är ett betalningsnav?
Ett betalningsnav är en plattform som hjälper företag att utföra sina betalningar. Betalningsnav förbättrar kontrollen och överblicken över utgående betalningar, minskar risken för bedrägerier och utökar driftseffektivitet. Betalningsnav säkerställer att organisationen kan följa ISO20022 såväl som sin egen betalningspolicy. Även om betalningsnav framför allt är att föredra för företag med global verksamhet, kan det vara en användbar programvara även för företag som endast gör affärer lokalt, särskilt om det finns flera bank- och systemanslutningar inblandade.
Betalningsnav kan hantera alla betalningstyper och alla olika betalningsfilformat och fungerar lika bra för internationella betalningar som för P27-betalningar.
Ett betalningsnav är inte enbart av intresse för treasury- och finansavdelningar, utan allt fler IT-chefer efterfrågar implementering av ett företagsbetalningsnav för att kunna uppfylla efterlevnadskrav och minska arbetsbördan för IT-avdelningen.
Strukturen av ett betalningsnav är utformad så att plattformen finns mellan bankerna som organisationen använder och företagets ERP-system (ett eller flera), treasury managment system och andra interna system där betalningsfiler lagras.
Du har kanske även har hört termen ”betalningsfabrik”. Denna term används ofta för att beskriva en plattform som automatiserar betalningar och arbetsstyrkan som hanterar betalningsprocesserna.
Fullständigt integrerat betalningsnav: vad innebär det i praktiken?
En global betalningsnav-lösning måste vara helt integrerad i organisationens teknologiska ramverk. Att införskaffa en betalningsnav-programvara är sällan ett beslut för endast treasury- och finansavdelningen, eftersom det ofta innebär mycket arbete för IT-avdelningen. Samtidigt kan det också vara fördelaktigt för IT-personalen, eftersom lösningen avsevärt kan minska det arbete som behövs för att skapa och hantera bankkopplingar och konfigurera integrationer med den interna teknologistacken.
Betalningsnavet är alltid kopplat till de banker som organisationen använder. Beroende på banken och företagets krav kan bankkopplingar skapas via host-to-host-anslutning, lokala anslutningsalternativ (t.ex. EBICS) eller genom SWIFT-nätverket. Att arbeta med en leverantör av betalningsnav som har ett stort antal bankkopplingar kan påskynda implementeringen av betalningsnavet, eftersom IT inte behöver börja från grunden för att konfigurera förbindelserna.
Betalningsnavet behöver även ansluta till olika system, såsom treasury management system, andra finansiella system och affärssystem (ofta SAP), ibland till och med flera affärssystem, särskilt när företaget genomgår sammanslagningar och förvärv. Det kräver kunskap och arbetstimmar för att slutföra integrationsprojekt, särskilt om det finns äldre system med proprietära dataformat. Under de senaste decennierna har API:er och datastandarder blivit allt vanligare och denna utveckling har gjort det lättare att ansluta till datakällor och möjliggöra tvåvägskommunikation mellan system.
En överblick av den typiska strukturen för betalningsnav
Bilden nedan visar den typiska strukturen för betalningsnav där betalningslösningen finns som en mittpunkt bland banker, affärssystem, TMS-system och andra finansiella system.
Utmaningar med att implementera ett betalningsnav
De största utmaningarna med att implementera ett betalningsnav gäller bankkopplingar och integrationer.
Det kan vara fördelaktigt att hitta en leverantör av betalningsnav som också erbjuder bankkoppling som en tjänst. I sådanna fall har leverantören redan ett antal host-to-host-anslutningar tillgängliga, och möjlighet att ansluta till banker via SWIFT-nätverket.
Att investera i bankkoppling som en tjänst är fördelaktigt, eftersom IT varken behöver utföra integrationen eller underhålla anslutningarna i framtiden. Bankkoppling är något som även beslutsfattare har funnit extremt värdefullt enligt vår Forrester-studie.
När det finns ett väldokumenterat API som slutpunkt och moderna standardiserade dataformat, är integrationen mycket enklare än när äldre system och proprietära format används i andra änden.
Även om du inte kan undvika att fråga efter hjälp från din IT-avdelning kommer en leverantör som stödjer dig med implementeringen att vara fördelaktigt för projektets framgång.
Betalningsnavets nyckelfunktioner
Huvudsyftet med att använda ett betalningsnav är att automatisera och förenkla lokala, gränsöverskridande och internationella betalningar genom att importera alla betalningsfiler från källsystemen. Betalningsnav erbjuder vanligtvis följande funktioner:
Centraliserad betalningshantering
Med ett centraliserat betalningsnav kan företag optimera den övergripande kontrollen över, och effektiviteten av betalningsprocesser. Navet samlar in betalningsfiler från olika system innan banköverföring. Betalningsnavet är konfigurerat så att alla banker och källsystem är sammankopplade och datamappningen har genomförts för nödvändig konvertering av betalningsfilformat så att alla system automatiskt kan kommunicera med varandra.
Manuella betalningar
Även om huvudsyftet är automatisering av betalningsflöden är det ibland fortfarande nödvändigt att skapa och skicka manuella betalningar såsom skattebetalningar, kundkrediter, resekostnadsanspråk, med mera.
Godkännanden
Godkännanden kan automatiseras med upp till sex multigodkännanden för säkerhetsåtgärder.
Utsändning och respons
Betalningsnavet är konfigurerat så att det är möjligt att skicka klumpbetalningar till banker i rätt bankspecifikt format och få automatisk respons från banköverföringar.
Övervaka och stämma av betalningar
Inom betalningsnavet kan användare bläddra, söka och titta på individuella betalningsfiler och klumpbetalningar för att övervaka och stämma av betalningar under hela deras livscykel från början till slut.
Revisionslogg för regelefterlevnad
För säkerhet och regelefterlevnad kan betalningsnav förse användarna med betalningshistorikloggar och granskningsspår för alla bearbetade betalningar.
Avvikelsedetektering och sanktionsscreening
Ekonomiska bedrägerier är ett växande problem. Vissa leverantörer av betalningsnav har utvecklat verktyg för att genom avvikelser kunna upptäcka bedrägliga, oregelbundna och felaktiga betalningar med regelbaserad avvikelsedetektering. Falska positiva resultat kräver dock vanligtvis en separat granskning.
Sanktionsgranskning är också ett ämne som du möjligtvis har hört mycket om på senare tid. När du använder sanktionsscreeing-funktionen kan du granska dina betalningsfiler mot sanktionlistor och blacklists innan du skickar betalningar till din bank. Denna kontrollfunktion låter dig automatiskt upptäcka, identifiera och stoppa betalningar som inte bör utföras.
Fördelar med ett betalningsnav
Vid det här laget är du kanske redan medveten om de viktigaste fördelarna med att implementera ett betalningsnav, oavsett om det gäller lokala eller internationella betalningar. Här har vi samlat några av de viktigaste fördelarna.
Ett nav för alla betalningar – automatiserade och manuella betalningar
Huvudsyftet med ett betalningsnav är automatisering men det kan vara lika viktigt att kunna göra manuella betalningar och betalningsmallar. Betalningsnavet kan även ha funktioner utöver Account Payables-processer – beroende på integrationsnivå är det också möjligt att automatisera till exempel lönebetalningar.
Centralt kontrollerat
Centraliserad kontroll är viktigt, särskilt för företag som är verksamma i många länder och har flera dotterbolag. Kontroll är nödvändigt för att säkerställa en bättre insyn i företagets likviditetssituation och att det finns tillräckligt med tillgångar på alla bankkonton.
Det är också viktigt att ha processer och lämpliga arbetsflöden för att säkerställa företagstillgångarnas säkerhet.
I vår rapport "Successful Businesses Excel at Cash Management", beställd av Forrester under 2021, angav 78% av globala beslutsfattare att de anser att verktyg för att kontrollera hur partier dirigeras genom systemet är värdefulla för deras treasury- och cash management aktiviteter.
Flera användare och efterlevnad
När det finns många användare kan revisionsspår, historik och en process för när flera personer verifierar utgående betalningar, tillsammans säkerställa företagets regelefterlevnad.
Enkelt att lägga till nya bankförbindelser
Att kunna lägga till nya bankkopplingar är en viktig fördel med att använda ett betalningsnav, eftersom du kan automatisera kommunikationen mellan banken och ditt företag.
Redo för tillväxt
Betalningsnavet gör att du kan lägga till nya källsystem i takt med att ditt företag växer, till exempel genom sammanslagningar och förvärv.
Det är också vanligt att företag börjar med att använda ett betalningsnav i ett land och senare adderar fler enheter och användare.
Betalningsnavets säkerhet
Ett molnbaserat betalningsnav har den säkerhet som molnet innebär. Single-sign-on (SSO) och multi-factor-autentisering (MFA) är viktiga funktioner, och avvikelsespårning samt sanktionsscreening blir allt viktigare.
Omvälvande tider kräver förbättrade betalningsprocesser
Som vi förutspådde tidigare i år i vår artikel om cash management trender, kommer betalningslösningar för kassaflödeseffektivitet att öka i år och under kommande år. Utöver att förbättra treasury- och finansiella processer, är regelefterlevnad en stor drivkraft för övergången till betalningssystem i syfte att öka betalningseffektivitet och säkerhet.
