Helen

Helen Ltd verkar främst inom produktion av el, fjärrvärme och fjärrkyla, samt energidistribution och -försäljning. Bolaget, som ägs av Helsingfors stad, är en av Finlands största energikoncerner med över en halv miljon kunder.

helen_logo
Utmaning

Tidigare prognostiserade Helen Ltd endast reskontra och större kommande händelser på daglig basis. Efterhand blev det uppenbart att bolagets kortsiktiga kassaflödeshantering och prognoser behövde bättre precision. Ett behov som har ökat sedan pandemins start.

 
Lösning

Ekonomiavdelningen reagerade genom att sammankalla en grupp experter från olika avdelningar inom företaget. Samtliga hade goda kunskaper om sina respektive sektorers kassaflöden och vad som kunde påverka dem. Gruppen kunde snabbt och korrekt ange exakt vilken typ av data som behövde samlas in i den här helt nya situationen.

 

Vi implementerade CashForecast i rätt tid.

Antti Hänninen
Accounting Specialist, Helen Ltd

 

De bästa verktygen för effektiv ekonomihantering under coronakrisen

 

Den pågående coronapandemin påverkar hela jordens befolkning. Hur är synen på krisen på ekonomiavdelningen inom ett stort energibolag? Vilken typ av satsningar är mest effektiva när de operativa förutsättningarna förändras drastiskt?  

Accounting Specialist Antti Hänninen tar emot samtalet i sitt vardagsrum. Han jobbar hemifrån, liksom samtliga på ekonomiavdelningen. Allt som kan skötas på distans hanteras digitalt eller per telefon.

Arbetsbördan har ökat. Det är fler fakturor än tidigare som behöver hanteras.

Cash management har också fått större betydelse. Vi följer utvecklingen mycket mer intensivt nu. Månatliga rapporter och prognoser
är inte längre tillräckliga. Företagets kassaflöde bevakas på veckobasis eller till och med dagligen.

Antti Hänninen, Accounting Specialist, Helen Ltd

En viktig del av Antti Hänninens arbete är förbättring av processer. Hösten 2019 var ett av förbättringsprojekten att automatisera bolagets cash management och kortsiktiga kassaflödesprognostisering genom att implementera Nomentias CashForecast lösning.

Tidigare prognostiserade Helen Ltd endast reskontra och större kommande händelser på daglig basis. Efterhand blev det uppenbart att bolagets kortsiktiga kassaflödeshantering och prognoser behövde bättre precision. Ett behov som har ökat sedan pandemins start.

Lyckligtvis hade Helen Ltd redan hunnit använda CashForecast-lösningen i sex månader innan den globala krisen slog till. Ekonomiavdelningen reagerade genom att sammankalla en grupp experter från olika avdelningar inom företaget. Samtliga hade goda kunskaper om sina respektive sektorers kassaflöden och vad som kunde påverka dem. Gruppen kunde snabbt och korrekt ange exakt vilken typ av data som behövde samlas in i den här helt nya situationen.

Just nu är våra cykler på väg att stabiliseras och CashForecast-lösningen är en naturlig del av vårt dagliga arbete. Inom moderbolaget är förändringsarbetet i det närmaste slutfört. Nu väntar samma process inom våra dotterbolag.

Antti Hänninen


Ett välfungerande system är avgörande vid distansarbete 

De datamängder som jag laddar upp i CashForecast nu är betydligt större än tidigare. Det är en stor lättnad att det mesta överförs automatiskt. Det minimerar även risken för fel.

Antti Hänninen

Dessutom är SaaS-lösningens tillförlitlighet ytterligare ett plus under de exceptionella omständigheterna.

Nu när alla jobbar hemifrån skulle ett större och tyngre system sannolikt ha medfört fördröjningar. CashForecast har fungerat perfekt.

Antti Hänninen

Helen Ltd har på kort tid fått stor erfarenhet av finansiell förvaltning i kristid. Antti Hänninen delar med sig av sina värdefulla lärdomar.

De bästa tipsen för att hantera en krissituation

  1. Lär av olika avdelningar. 
    Datamängderna måste öka, men det tjänar ingenting till att samla in data slumpmässigt. De som hanterar kassaflödet på olika avdelningar eller enheter har stor kunskap om hur en kris kan påverka dem och vad som behöver bevakas. Lyssna på dem och utarbeta en handlingsplan tillsammans.

  2. Säkerställ att dina verktyg snabbt kan anpassas till nya situationer. 
    När mängden data som samlas in ökar är det bästa verktyget det som är mest automatiserat. En annan viktig faktor är snabb anpassningsförmåga och skalbarhet. Implementera inte en helt ny lösning mitt i en kris. Rätt tid för köp är när arbetssituationen är tillräckligt stabiliserad. Hur kan du öka automatiseringen i ditt nuvarande system?

  3. Var observant och bättre förberedd.
    Vi går igenom den första globala krisen under vår livstid och ingen var förberedd på det som skulle komma. I framtiden behöver vi vara observanta även på små varningssignaler. Konsekvensanalyser måste inledas när en potentiell kris fortfarande är liten och lokal. Hur skulle riskhanteringen kunna bli bättre inom ditt företag?