Edellisessä blogikirjoituksessa, ”Kassaennustaminen ja kohtalokkaat virheet – hyvästit taulukko-ohjelmille”, pohdimme syitä siihen, miksi liki puolet yrityksistä luottaa kassaennustamisessaan edelleen perinteiseen laskentataulukko-ohjelmaan.
Totesimme myös, että tutkimuksen mukaan 98 % taulukoista sisältää virheitä ja tutustuimme pariin katastrofaaliseen esimerkkitapaukseen, jossa virhe taulukkopohjaisessa kassaennusteessa on johtanut kymmenien miljoonien tappioihin ja välittömään kassakriisiin.
Kassaennustaminen taulukon avulla on riskialtista – avuksi valmis ratkaisu
Taulukko-ohjelmiin luottaminen kassaennustamisessa on riskialtista. Laskentataulukon suurin haaste on inhimillisen virheen mahdollisuus.
Kassaennustamiseen on saatavilla valmis edullinen ratkaisu. Sen avulla yrityksen on mahdollista vähentää virheiden mahdollisuutta merkittävästi. Nomentia Liquidity lisää kassaennustamiseen varmuutta, tarkkuutta ja luotettavuutta antaen täyden näkyvyyden yrityksen kassavirtoihin.
Kun manuaalinen taulukon täyttäminen ei enää sido talousosaston työntekijöitä, voidaan työntekijät siirtää tekemään tuottavampaa ja vähemmän riskialtista työtä. Taulukkovirheissä ja työtunneissa syntynyt rahansäästö voi olla merkittävä.
Miksi siis vielä miettiä?
Miksi taulukoista eroon pääseminen on vaikeaa, vaikka niiden riskit ovat yleisesti tiedossa?
Joskus taulukon heivaamisen esteenä on vain tottumus. Uuden ohjelmiston hankkimista ei saada aikaiseksi koska taulukolla on pärjätty hyvin vuosikymmenet.
Joskus taulukoista pidetään kiinni, koska uusi teknologia tuntuu epäluotettavalta ja vieraalta. Taulukon käytön riskit siis tiedostetaan, mutta uuden teknologian pelossa järkeillään, että kassaennustamisen luottaminen ”vieraan” käsiin se vasta hullua onkin. Toinen yleisesti uuden teknologian hankkimista jarruttava asia on pelko siitä, että käyttöönottoon ja uuden opetteluun menee tuhottomasti aikaa ja se on vaikeaa. Aika on rahaa ja sitä on rajallisesti.
Nämä tekijät yhdessä ajavat monessa yrityksessä päätöksentekijät ottamaan tietoisen riskin taulukon käyttämisen jatkamisesta ja hylkäämään tai vähintään lykkäämään päätöstä ohjelmiston hankkimisesta.
Laskentataulukko on haavoittuvainen ja vanhanaikainen
Elämme maailmassa, jossa tietoturva näyttelee yhä tärkeämpää roolia. Onko yrityksillä todella varaa luottaa talousoperaationsa laskentataulukon varaan?
Taulukko ei ole millään tavalla vertailtavissa kassanhallintaan erikoistuneeseen ohjelmistoon, joka on rakennettu asiakkaan tietoturvaa ajatellen. Pelkästään tästä näkökulmasta kassaennustamisessa taulukkoon luottaminen on kuin piirtäisi ruutupaperille ja sen jälkeen unohtaisi ruutupaperin pöydälle tai bussipysäkille.
Laskentataulukon voi kuka tahansa kopioida, lähettää edelleen ja väärentää. Mikäli yrityksen tietoturva ei ole ajan tasalla, ovat kaikki sen suojaamattomat tiedostot, myös taulukko-ohjelman tiedostot, alttiita cyberhyökkäykselle.
Taulukko-ohjelmat ovat aikoinaan kehitetty internetin aikakautta edeltävälle ajalle, jolloin kyberhyökkäys oli vielä täysin tuntematon käsite. Taulukoita ei ole suunniteltu tietoturva edellä. Ne ovat korvanneet kynän, paperin ja mapin toimistossa.
Kassaennustaminen on tehtävä lukuisten muiden tehtävien joukossa – virheen riski kasvaa tilitapahtumien ja työtehtävien määrän kasvaessa
Taulukot eivät kasva yrityksesi mukana. Ne eivät tarjoa uusia ominaisuuksia yrityksen talousprosessien ja transaktioiden monimutkaistuessa.
Tilien ja valuuttojen lisääntyminen ja erilaisten toisistaan riippuvien tilitapahtumien lisääntyminen lisää virheiden riskiä, sillä se vaatii yhä useamman tapahtuman kirjaamista taulukkoon ja taulukon seuraamista ja jatkuvaa tallentamista ja päivittämistä.
Talousostastoilla tuskin kenenkään ainoa työtehtävä on kassaennustaminen taulukon avulla. Kassaennustaminen kuuluu yleensä talousosastolle tai maksuliikenteelle, joka kirjaa tapahtumia sitä mukaa, kun saa niistä tiedon.
Onko ihme että virheitä tapahtuu?
Maksuliikenteen työtehtäviin kuuluu kuitenkin paljon muutakin. Maksuliikenteen työtehtäviin kuuluu yleensä mm. itse maksut ja maksuaineistojen valmistelu sekä lähetys, palkka-aineistojen valmistelu, tiliotteiden nouto ja tiliöinti, täsmäytys sekä siirrot kirjanpidon ohjelmistojen välillä, viranomaisyhteistyö, pankkien kanssa kommunikointi, asiakaspalvelu, maksujen selvittely ja usein vielä eri vaiheessa hyväksymiskiertoa olevien ostolaskujen valvonta sen varalta, että niitä voi ohjata maksuun tai vuorossa on oma hyväksyminen. Maksuliikenne on usein ainoa kontakti pankkitileihin, joten maksuliikenne saa usein raportoida pitkin päivää eri osastoille yrityksen sisällä erinäisten maksujen saapumisesta tai lähtemisestä.
Aamun saldot taulukoidaan, lähtevät maksut taulukoidaan, tiedossa olevat tulevat maksut taulukoidaan, kaikki toiminnot yrityksen jokaisen tytäryhtiön tileille ja parhaassa tapauksessa eri maissa oleville tileille taulukoidaan. Joskus kymmenissä eri valuutoissa. Palkkojen- ja verojenmaksupäivät ovat yleensä ulkomuistissa, samoin eri pankkien ajot, joissa maksut lähtevät ja suoritukset tulevat. Toisistaan riippuvaiset tilitapahtumat voivat vaatia muutoksen viiteen tai kymmeneen eri paikkaan kassaennustamisen taulukossa ja asiakkaiden suoritusten viipyessä rahaa pitää siirrellä omien tilien välillä ja taulukkoa päivittää monen monta kertaa päivän aikana, jotta saldot pysyvät plussan puolella. Samat toimenpiteet tehdään viikko-, kuukausi- ja ehkä vielä kvartaaliennustetaulukkoon. Kaikki pitää muistaa tallentaa oikealle päivälle, kaudelle, vuodelle oikeaan kansioon ja oikealla nimellä. Lisäksi samoilla taulukoilla seurataan monia muitakin operaatioita ja taulukoiden päivittämistä tehdään samanaikaisesti vierekkäin auki oleviin tiedostoihin.
Kassaennustaminen tapahtuu ”jossain välissä”.
Taulukkoon lipsahtanut virhe tulee näkyviin vasta, kun jokin menee pieleen. Virheen etsiminen itsessään on aikaa vievää ja virheen tekijälle traumatisoivaa. Jokainen lojaali työntekijä syyttää itseään, mikäli omasta virheestä aiheutuu vaivaa ja kustannuksia, vaikka oikea syntipukki on työväline, eli laskentataulukko, ei sen käyttäjä.
Taulukko on tuomittu toistamaan samoja virheitä
Laskentataulukko ei täytä maksuliikenteen tarpeita, mitä tulee historiallisen datan laatuun ja määrään. Toki vanhat taulukot voidaan tallentaa ja tiedostot avata myöhempää käyttöä varten mutta niiden käsittely ei ole lähellekään yhtä tehokasta kuin modernin kassanhallinnan ohjelmiston avulla.
Vanhojen kassaennustetaulukoiden tuhoutuminen tietokoneen mennessä rikki tai jonkun työntekijän tallentaessa vahingossa vanhan tiedoston päälle, aiheuttaa arvokkaan historiallisen datan häviämisen ikiajoiksi.
Aiemmassa blogissa kerroimme kassaennustamisen merkityksestä yrityksen eri kasvuvaiheissa. Historiallisen datan menettäminen voi olla merkittävä tappio. Toisessa blogissa kerroimme, että on tyypillistä, että kassaennustamiseen käytettävä laskentataulukko on ollut käytössä vuosia ja sen alkuperäinen luoja on saattanut vaihtanut työpaikkaa jo kauan sitten.
Pahimmillaan kukaan koko yrityksessä ei edes tiedä miten laskentakaava ja makrot taulukossa toimivat, eikä kukaan ole vastuussa taulukon päivittämisestä ja toiminnasta.
Kassaennustamista tehdään siis luottaen siihen että:
- Taulukko ei mene rikki
- Tietokone ei mene rikki
- Kukaan ei näppäile taulukkoon vääriä lukuja
- Kukaan ei unohda taulukosta lukuja
- Kukaan ei unohda tallentaa taulukkoa
- Kukaan ei vahingossa tallenna vanhan tiedoston päälle
- Kukaan ei sotke vuosia laskenutta kaavaa
Vuonna 2022 olemme jo päässeet kasettisoittimista, korvalappustereoista ja pienen matkalaukun kokoisista matkapuhelimista. Teknologia on kulkenut valtavin harppauksin eteenpäin viime vuosikymmenet mutta kassaennustaminen on jäänyt Walkmanien aikakaudelle. Olisiko aika siirtyä nykyaikaan ja heivata ne laskentataulukot romukoppaan?
Nomentia Liquidityn avulla kohti modernia kassaennustamista
Nomentian Liquidity -ominaisuuden avulla teet lyhyen ja pitkän aikavälin kassaennusteet, seuraat kassavirtoja ja lajittelet niitä dimensioihin (valuutat, tilit, yhtiöt).
Raportointityökalun avulla saat tuotettua joustavasti kassaennustamisen raportteja. Liquidity on osa Cash Management- kassanhallintajärjestelmää. Lue lisää Nomentian ratkaisusta täältä. Nomentian Liquidity-moduuliin ominaisuuksiin voit tutustua täällä.
Kassaennustamisesta voit lukea lisää Nomentian blogista täällä.
