Helen

Talousosaston työkalu koronakriisissa

Helsingin kaupungin omistama Helen Oy tuottaa, myy ja jakelee sähköä, kaukolämpöä ja kaukojäähdytystä yli puolelle miljoonalle asiakkaalle. Tytäryhtiöineen Helen-konserni on yksi Suomen suurimmista energiakonserneista. 

Untitled design-11
Haaste

Aiemmin Helenillä ennustettiin päivätasolla lähinnä reskontrat ja suuret tulevat tapahtumat. Jo viime vuonna todettiin, että kassan seurantaan ja ennustamiseen lyhyellä aikavälillä tarvitaan lisää tarkkuutta. Koronakriisin myötä tarve on vain kasvanut.

 
Ratkaisu

CashForecastin käyttöä ehdittiin onneksi Helenillä opetella syksyn ajan. Kun koronakriisi iski, saatiin nopeasti koottua asiantuntijaryhmä eri puolilta konsernia. Kaikilla oli hyvä tuntuma oman sektorin kassavirroista ja siitä, mitkä seikat niihin voivat vaikuttaa. Näin tiedon kerääminen saatiin kohdennettua oikein. 

 

Otimme CashForecastin käyttöön juuri oikealla hetkellä.

Antti Hänninen
Accounting Specialist, Helen Oy

 

Talousosaston työkalut koronakriisissä


Helsingin kaupungin omistama Helen Oy tuottaa, myy ja jakelee sähköä, kaukolämpöä ja kaukojäähdytystä yli puolelle miljoonalle asiakkaalle. Tytäryhtiöineen Helen-konserni on yksi Suomen suurimmista energiakonserneista. 

Koronakriisi vaikuttaa globaalisti kaikkeen toimintaan. Miltä tilanne näyttää energiayhtiön talousosastolta käsin? Millaiset työkalut ovat parhaat silloin kun koko toimintaympäristö muuttuu?  

Laskenta-asiantuntija Antti Hänninen vastaa puheluun kotikonttorilta. Hän on etätöissä, kuten koko talousyksikkö. Kaikki mikä pystytään, hoidetaan netissä ja puhelimitse.

Työmäärä on lisääntynyt. Laskuissa on nyt enemmän selviteltävää.

Kassanhallinnan rooli on kasvanut. Tilannetta halutaan nyt seurata paljon tarkemmin. Kuukausittaiset raportit ja ennusteet eivät enää riitä, vaan kassatilannetta seurataan viikko-, jopa päivätasolla.

Antti Hänninen, laskenta-asiantuntija, Helen Oy

Merkittävä osa Hännisen arkityöstä kuluu kehitystyössä ja prosessien parantamisessa. Yksi syksyn 2019 projekteista oli kassanhallinnan sekä lyhyen aikavälin kassaennustamisen automatisointi CashForecast-ratkaisun avulla. 

Otimme CashForecastin käyttöön juuri oikealla hetkellä.

Antti Hänninen

Aiemmin Helenillä ennustettiin päivätasolla lähinnä reskontrat ja suuret tulevat tapahtumat. Jo viime vuonna todettiin, että kassan seurantaan ja ennustamiseen lyhyellä aikavälillä tarvitaan lisää tarkkuutta. Koronakriisin myötä tarve on vain kasvanut. CashForecastin käyttöä ehdittiin onneksi Helenillä opetella syksyn ajan. Kun koronakriisi iski, saatiin nopeasti koottua asiantuntijaryhmä eri puolilta konsernia. Kaikilla oli hyvä tuntuma oman sektorin kassavirroista ja siitä, mitkä seikat niihin voivat vaikuttaa. Näin tiedon kerääminen saatiin kohdennettua oikein. 

Nopea muutos teettää alussa lisätyötä.

Nyt alamme olla siinä tilanteessa, että syklit ovat vakiintumassa ja CashForecast asettumassa hienosti päivittäiseen työhön. Emoyhtiön osalta alkaa olla valmista. Seuraavaksi on edessä rakennustyö tytäryhtiöissä.

Antti Hänninen

Etätyössä järjestelmällä on väliä

Itse vien CashForecastiin nyt paljon enemmän dataa kuin ennen. Iso helpotus on se, että suuri osa tiedoista siirtyy automaattisesti. Inhimillisten syöttövirheiden määrä on paljon pienempi.

SaaS-ratkaisun toimintavarmuus poikkeustilanteessa on myös iso plussa.

Nyt kun kaikki työskentelevät etänä, olisi isompi ja raskaampi järjestelmä saattanut hidastella. CashForecast on toiminut moitteetta myös kotoa käsin.

Antti Hänninen

Helenille on kertynyt lyhyessä ajassa paljon kokemusta kriisiajan taloushallinnosta. Tässä Antti Hännisen arvokkaat opit.

Kolme tärkeintä vinkkiä kriisitilanteiden selättämiseen:

  1. Ime oppia eri osastoilta. Datan määrää pitää lisätä, mutta sitä ei kannata kerätä miten tahansa. Eri yksiköiden kassavirtojen käsittelijöillä on hyvä tuntuma siihen, mitkä asiat juuri heillä voivat kriisissä muuttua ja mitä kannattaa seurata. Kuuntele heitä ja tehkää toimintasuunnitelma yhdessä. 
  2. Huolehdi siitä, että työvälineet mukautuvat nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Kun kerättävän datan määrä kasvaa, paras väline toimii mahdollisimman automaattisesti. Toinen tärkeä ominaisuus on välineen nopea muokattavuus ja skaalautuminen yllättäviin tilanteisiin. Kriisin keskellä ei kuitenkaan kannata ottaa käyttöön kokonaan uutta ratkaisua. Hankintojen aika on tilanteen tasaannuttua. Miten automaatiota voitaisiin lisätä nykyisessä järjestelmässänne?  
  3. Ota opiksi ja varaudu paremmin. Meneillään on oman elinaikamme ensimmäinen globaali kriisi. Yllätyksiä on tullut kaikille. Jatkossa pienetkin signaalit on syytä huomioida paremmin. Vaikutusten arviointi on aloitettava jo siinä vaiheessa kun kriisi on vielä pieni ja paikallinen. Miten riskienhallintaa voitaisiin parantaa teidän yrityksessänne?