Posti

Uusi käyttäjäystävällinen järjestemä nopeuttaa jokapäiväistä työtä

 



Posti on posti-, logistiikka- ja verkkokauppapalveluiden ykkösvaihtoehto. Posti hoitaa kaupankäyntiä ja jokapäiväistä elämää 11 maassa. Vuonna 2013 Postin liikevaihto oli 1,977 miljoonaa euroa ja työntekijöitä on noin 26 000. Posti toimittaa yrityspalveluita Postin brändillä, kun taas Posti-brändiä käytetään kuluttajille suunnattuihin palveluihin Suomessa.

Posti_Group.svg (1)
Haaste

Hajautuneet maksutapahtumat aiheuttivat paljon työtä ja aikaa tuhlaantui virheiden korjaamiseen. SEPA:n käyttöönotto tarkoitti sitä, että järjestelmä oli uusittava vastaamaan kansainvälisten maksutapahtumien vaatimuksia.

 
Ratkaisu

Postin maksutapahtumat Suomessa, Virossa, Latviassa, Liettuassa, Ruotsissa, Norjassa, Saksassa ja Puolassa ovat nyt keskitetty Payment Facotryn kautta ISO 20022 .maksutapahtumien muodossa. Payment Factory -palvelut hoidetaan Postin maksutapahtumayksikössä, joka huolehtii myös suurimmasta osasta Postin taloushallintaprosesseista.

 

Maksut hoidettiin aiemmin paikallisesti ja erilaisilla järjestelmillä, joten luonnollisesti niiden seuraaminen oli haastavaa. Nyt meillä on sujuvasti toimiva järjestelmä: kaikki maksut menevät saman prosessin läpi, joka on sama kaikissa maissa.

Katriina Järvenpää 
Financial Development, Senior Manager

 

Keskitetty maksutapahtumaratkaisu mahdollistaa täyden kontrollin

 

Posti Groupin talouskehitysprojekteista vastaava Katariina Järvenpää on todella tyytyväinen. Järjestelmäongelmat ovat nyt menneisyydessä ja konsernin uusi maksutapahtumaratkaisu toimii hyvin ja itsenäisesti.

Payment Factory -ratkaisu hoitaa suurimman osan Posti Groupin maksuprosesseista keskitetysti ja hallitusti. Palataan hetkeksi vuoden 2011 syksyyn. Posti Groupin maksutapahtumajärjestelmä oli raskas ja moniulotteinen, ja vuosien saatossa sen hallitsemisesta oli tullut yhä haastavampaa.

Meillä oli jatkuvasti ongelmia etenkin Suomen ulkopuolisten maksutapahtumien kanssa ja tuolloin käytössä ollut maksutapahtumajärjestelmä ei enää kyennyt vastaamaan Posti Groupin moninaisiin tarpeisiin. 

Ongelmia raportoitiin jatkuvasti ja maksuasiantuntijoilta kului paljon aikaa ja vaivaa niiden ratkaisemiseen.

 Katriina Järvenpää, Financial Development, Senior Manager, Posti Group.

Kun Järvenpää myöhemmin kohtasi siirtymisen SEPA:aan, hän päätti ryhtyä toimeen ja etsiä joustavaa ja tehokasta ratkaisua Posti Groupin maksutapahtumaprosessien parantamiseksi.

Ratkaisu oli meidän keskitetty maksutapahtumaohjelmisto, joka on saanut suurta suosiota monien muidenkin keskuudessa.

Olemme todella tyytyväisiä ratkaisuun. Se tuntui heti oikealta vaihtoehdolta. Ratkaisun tarjoajalla on niin paljon syvällistä tietämystä ja heidän kanssaan työskentely on ollut ilo. He ovat toteuttaneet kaikki erityispyyntömme ja auttaneet aina tarvittaessa.

Katariina Järvenpää

Maksutapahtuma-asiantuntijoilla on keskeinen rooli. Posti oli jo aiemmin tietoinen palveluistamme. Taloushallintopalvelukeskuksemme oli jo ennestään vastuussa Posti Groupin ostoveloista, myyntisaamisista, pääkirjasta ja maksutapahtumista. Palvelukeskuksen maksutapahtuma-asiantuntijat käyttävät myös Payment Factory -ratkaisua ja he olivat mukana käyttöönotossa alusta alkaen.

Maksutapahtuma-asiantuntijat sanovat ratkaisun olevan käyttäjäystävällinen ja nopeuttavan jokapäiväistä työtä.

Outi Väätäinen, tiimijohtaja, Nomentia, huolehtii Posti Groupin maksutapahtumista.

Ensimmäinen projekti toteutettiin Postin Baltian yrityksissä, koska monilla yrityksillä oli tuolloin SAP:n käyttöönotto kesken. Koska Payment Facotry otettiin siellä käyttöön ensimmäisenä, se mahdollisti testaamisen ja vaadittavien muutosten teon aina tarvittaessa.

Kun olimme tyytyväisiä Payment Facotryn toimintaan Baltian maissa, pystyimme kopioimaan järjestelmän käyttöönoton muissa maissa.

Outi Väätäinen

Yli 15 000 maksua päivässä

Postin maksuvolyymit ovat valtavat: päivittäisten tapahtumien määrä voi ylittää 15 000. Postin taloudelliset prosessit hoidetaan ERP SAP-ohjelmistolla, joka kerää ostolaskut Postin kansainvälisten yksiköiden järjestelmistä, jonka jälkeen ratkaisumme muuttaa tuotetun datan SEPA-yhteensopiviksi ISO 20022 C2B -maksuviesteiksi. Tällä hetkellä Payment Factory -ratkaisu hoitaa Postin maksutapahtumat Suomessa, Virossa, Latviassa, Liettuassa, Ruotsissa, Norjassa, Saksassa ja Puolassa. Suurimmat maksuerät käsitellään SEPA-maksuina.

Suorat pankkiyhteydet

Alusta alkaen yksi vaatimuksista oli Postin eri maat kattavat, yhdenmukaistetut pankkiyhteydet.

Posti halusi yhtenäiset, suojatut kanavat päivittäiseen viestintään.

Kun perusta on vankka, uusien tilien tuominen rakenteeseen on helppoa. Tämän ratkaisun avulla saimme tarvittavan kattavuuden ja pystyimme parantamaan suoraa käsittelyä.

Katriina Järvenpää